KOMUNIKASI BISNIS
SAP 11
1.
Berbicara
dan Presentasi dalam Lingkungan Bisnis
Presentasi
bisnis bagi para staf manajer pada semua level/tingkatan dalam suatu perusahaan
berskala menengah dan besar merupakan hal yang biasa. Baik dalam kaitannya
dengan masalah pemasaran, keuangan, personalia, produksi, dan teknologi
informasi.
A. Tujuan Presentasi Bisnis
Presentasi
bisnis dapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalm setiap kegiatan
bisnis. Seorang pembicara yang melakukan presentasi di hadapan audiens tentunya
memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk melaksanakan hal tersebut
diatas tentu dibutuhkan kesiapan mental dan pemahaman materi yang ingin
disampaikan, alat bantu yang digunakan serta pemahaman yang baik terhadap
audiens.
Setiap
presentasi yang dilakukan memiliki tujuannya tersendiri, tergantung pada
kondisi serta maksud dilakukannya presentasi tersebut. Secara umum tujuan dari
suatu presentasi bisnis antara lain:
1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis
kepada audiens
Pesan-pesan
bisnis yng disampaikan haruslah menarik, sederhana ,mudah dipahami ,dan enak
didengar oleh audiens. Hal yang perlu dihindari adalah melakukan presentasi
yang sifatnya membosankan , monoton, tidak jelas dan penggunaan bahasa yang
sulit dipahami.
2. Menghibur audiens
Selain
memberikan informasi, presentasi bisnis juga memiliki tujuan untuk menghibur
audiens. Dalam art bahwa untuk mencapai tujuan presentasi bisnis, seseorang
pembicara perlu menyelipkan humor-humor yang segar yang mampu menghidupkan
suasana. Namun demikian, suasana yang sebenarnay perlu tetap dijaga agar tidak
lepas kendali dan tujuan presentasi yang sebenarnya tidak tercapai. Seorang
pembicara yang ahli dan berpengalaman tentunya tahu kapan ia harus berlaku
serius dalam menyampaikan presentasinya, serta kapan ia harus menyisipkan
humor-humor kecil yang dapat membuat audiens lebih fresh dan tidak bosan.
3. Menyentuh emosi audiens
Selain
muatan inti dari presentasi disampaikan, serta mampu menghibur para audiens,
prensentasi juga harus mampu menyentuh emosi dan perasaan audiens dalam
memahami materi atau isi dari presentasi. dibutuhkan suatu keahlian tersendiri
dalam penyampaiannya. Biasanya pada saat menyampaikan presentasi pembicara
mengkombinasikan kemampuan ekspresi, intonasi suara, sikap sehingga mampu
membuat audiens terhanyut dalam pemahamannya.
4. Memotivasi audiens untuk bertindak
sesuatu
Dalam
memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakan secara eksplisit dan
bukan menggunakan bahasa basa-basi. artinya apa yang diinginkan pembicara harus
secara tegas dan jelas tercakup dalam presentasi.
B. Persiapan Dasar
Presentasi
yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, karena dengan
melakukan persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita
sampaikan. Persiapan-persiapan tersebut meliputi :
1. Penguasaan terhadap topik atau materi yang
akan dipresentasikan.
Penguasaan
terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam sebuah
presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pa kemampuan
pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkan dung dalam isi
materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan akan
menghambat penyampaian pesan kepada audiens, serta akan memberikan image yang
kurang baik bagi pembicara tersebut.
2. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi
dengan baik.
Presentasi
yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga
dipengaruhi oleh bagaimana cara membawakannya. Apabila penyampaian presentasi
dilakukan secara menarik, maka audiens akan merasa senag. Terlebih jika pada
saat presentasi pembicara menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai
penunjang presentasi, seperti OHP, LCD pojector, slide serta penggunaan audio
visual.
3. Menganalisis siapa audiens.
Agar
tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa
sebenarnya yang menjadi audiens. Metode yang digunakan adalah dengan
menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka
pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang
dimaksud.
4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi
atau tempat untuk presentasi.
Seorang
pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat
dimana ia akan melakukan presentasi. Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat
akn sangat membantu pembicara dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat
serta menentukan teknik penyampaian presentasi.
C. Tahap-Tahap Presentasi Lisan Dalam
Komunikasi Bisnis
Presentasi
yang dilakukan secara lisan haruslah disampaikan secara sistematis. Hal ini
untuk mencegah agar apa yang telah dan akan disampaikan tidak keluar dari topik
utama pembicaraan, setidaknya dalam melakukan presentasi lisan harus
memperhatikan tahapan-tahapan sebagai berikut :
1. Persiapan berbicara (presentasi) yang
berisi penetapan tujua, analisis audiens, perencanaan isi, panjang dan gaya
bicara.
2. Pengembangan presentasi meliputi
pembukaan, pokok-pokokpresentasi, penutup, tanya jawab dan alat bantu visual.
3. Penyampaian presentasi atu pidato.
D. Presentasi Lisan Yang Baik
Biasanya
presentasi lisan yang dilakukan dengan baik ditunjang atau ditentukan oleh
kepiawaian seorang pembicara dalam menyampaikan presentasinya. Kepiawaian
pembicara dalam menyampaikan presentasinya terlihat pada kriteria yang dimilik
oleh pembicara tersebut antara lain :
1. Mempunyai wawasan, mengetahui dengan
tepat kekurangan dan kelebihan yng ada pada dirinya.
2. Dapat mengetahui dan mengenal audiens,
berusaha memahami sifat pihak yang telah memberikannya kesempatan untuk
menyampaikan presentasi dan menunjukkan kepedulian kepada mereka.
3. Mengetahui alasan sehingga mereka perlu
berbicara dan berharap dapat memenuhi alasan tersebut melalui presentasi yang
disampaikan.
4. Senantiasa berlatih agar mampu
menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan informasi di pihak audiens dan
bersedia memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang mungkin diajukan
oleh audiens.
5. Menganggap penyajian suatu presentasi
sebagai sebuah prestasi. Menyadari bahwa ia harus berusaha keras untuk dapat
menarik perhatian audiend terhadap materi yang sisampaikan, mampu memahami
sikap audiens yang tidak selalu konsisten.
6. Dapat menerima kritik atau analisis
purna presentasi mengenai berbagai hal berkenaan dengan presentasinya.
Sedangkan
syarat untuk menjadi seorang pembicara yang handal meliputi :
1. Mengetahui dengan jelas tujuan presentasi
2. Menguasai subjek presentasi
3. Yakin bahwa subyek yang dipresentasikan
bermanfaat bagi pendengarnya
4. Mengetahu latar belakang audiens
5. Menguasai bahasa pengantar yang juga
dikuasai audiens
6. Jujur, sabar, ramah, dan penuh percaya
diri
7. Mengusai teknik dasar berkomunikasi
bisnis yang efektif
E. Presentasi Informatif
Presentasi
merupakan suatu cara penyampaian informasi yang dimiliki oleh seorang pembicara
kepada audiens. Biasanya informasi yang disampaikan memiliki muatan tersendiri.
Secara umum presentasi yang didalamnya terdapat penyampaian informasi memiliki
implementasi antara lain:
1. Presentasi yang bertujuan memberikan
keterangan
2. Presentasi deskriptif yang bertujuan
menyampaikan uraian atau penjabaran
3. Presentasi yang bertujuan menyampaikan
definisi.
Keberhasilan
presentasi juga didukung oleh empat macam faktor lain yaitu:
1. Paralaguage
Cara
pembicara menyampaikan pesan, termasuk di dalamnya kecepatan berbicara, nada,
volume suara serta artikulasi kata.
2. Body language
Sering
disebut juga dengan komunikasi non verbal, badan dan bagian badan tertentu
dapat dipergunakan sebagai alat pendukung efektifitas presentasi. Bagian badan
yang dapat membantu efektifitas presentasi terutama wajah, mata, tangan dan
posisi badan selama presentasi.
3. Kondisi ruangan presentasi
Tata
ruang dan kondisi ruangan presentasi dapat membantu atau menghambat efektifitas
presentasi. Ruangan yang luasnya sepadan dengan jumlah audiens dirasakan nyaman
oleh pembicara dan audiens.
4. Faktor-faktor lain
Termasuk
dalam faktor lain yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi adalah
penampilan pembicara dan pakaian yang dikenakan.
F. Mengorganisasikan Presentasi
Presentasi
yang baik dapat disampaikan dengan mengikuti pola-pola tertentu, sehingga apa
yang akan disampaikan dapat dengan mudah dimengerti oleh orang yang mendengar
atau menyimak presentasi tersebut.
Ada
beberapa pola yang dapat digunakan dalam mengorganisasikan suatu presentasi
antara lain:
1. Pola Kronologis
Pola
penyampaian presentasi yang berisi urutan-urutan tentang isi dari presentasi
mulai dari membahas tentang latar belakang, kondisi yang terjadi saat ini,
kemudian dilanjutkan dengan inti atau maksud presentasi tersebut.
2. Pola Spasial
Pola
ini lebih praktis untuk ringkasan informasional, tetapi pola ini dapat
diadaptasi untuk membuat proposal persuasif. Bila hal pokok suatu presentasi
berhubungan dengan promosi suatu produk atau jasa, dengan menekankan struktur
atau fungsi tiam item, maka menyajikan gagasan spasial terbukti akan
bermanfaat.
3. Pola Topikal
Pola
yang berhubungan dengan topik, topik utama dibagi ke dalam dua halatau kategori
utama. Seringkali, hal ini melibatkan pembuatan daftar alasan yang membenarkan
penerimaan proposal. Makasud utama tidak memiliki hubungan yang logis selain
hubungan dengan tujuan atau topik utama. Pola ini dapat digunakan pada hampir
setiap persoalan, tujuan atau khalayak, pola topikal ini merupakan metode yang
berguna untuk organisasi presentasi.
4. Pola Kausal
Cara
lain untuk menyusun gagasan adalah membahas penyebab suatu masalah dan
mempertimbangkan akibat atau hasil berikutnya. Atau dapat membaliknya
dengancara memeriksa kondisi yang sudah diketahui (akibat) dan kemudian
memberikan penjelasan mengenai penyebab-penyebabnya.
5. Pola Pemecahan Masalah
Dalam
pola ini membagi topik menjadi dua hal utama merupakan cara yang paling
sederhana dalam menggunakan pola ini. Hal yang pertama menunjukkan atau mendiagnosis
masalah, dan dalam hal kedua memberikan suatu cara.
G. Mengakhiri Presentasi
Setiap
presentasi, apakah presentasi itu pendek atau panjang, memerlukan pendahuluan
pesan dan mengkaji pesan pada bagian akhir. Bagian akhir dari presentasi
disebut juga dengan penutup biasanya berisi kesimpulan dan beberapa hal yang
dijadikan rekomendasi untuk pelaksanaan suatu kegiatan.
Kesimpulan
sebagian besar merupakan ulasan. Terdapat beberapa komponen yang harus
dikumpulkan untuk memenuhi fungsi tersebut.
1. Meringkaskan hal-hal utama
Dalam
penyampaian presentasi, seorang pembicara hendaknya harus mampu membuat isi
atau materi presentasi dibuat seringkas mungkin, dalam arti hanya pokok-pokok
bahasan saja yang disampaikan. Perlu dihindari penyampaiaan sesuatu yang
menyimpang dari pokok bahasan utama serta hal-hal yang hanya aakan membuang
waktu saja.
2. Memusatkan tema dan tujuan anda
Saat
penyampaian presentasi dilakukan, pembicara harus selalu fokus pada apa yang
disampaikan, jangan menyampaikan sesuatu diluar pokok materi yang telah
disiapkan. Hal ini bertujuan agar presentasi yang disampaikan akan memiliki
arah pembicaraan yang sesuai dengan tema dan tujuan presentasi.
3. Mengingatkan kembali para penyimak
tentang desakan/urgensi perusahaan
Presentasi
yang baik biasanya berisi hal-hal yang sangat ingin diketahui oleh para
penyimak. Penyimak tentu akan sangat antusias mengikuti presentasi karena
terdapat maksud didalamnya yaitu ingin mengetahui secara jelas isi dari
presentasi, Oleh karena itu tugas dari seorang pembicar adalah selalu
menyampaikan hal yang menuntut keseriusan penyimak untuk mampu menerapkannya,
terlebih jika menyangkut tentang kebijakan perusahhaa.
4. Memberikan jalan tindakan yang jelas
kepada para penyimak
Sampaikan
pila solusi atau tindakan yang dapat dijadikan pedoman bagi para penyimak untuk
dapat menjalankan hal-hal atau misi yang terkandung dalam presentasi yang
disampaikan.
5. Mempersilahkan pengajuan pertanyaan
Pada
bagian-bagian tertentu, berikanlah kesempatan audiens atau penyimak untuk
menyampaikan sesuatu yang belum atau kurang jelad dengan cara mengajukan
pertanyaan. Hal ini merupakan feedback atau respons yang baik apabila dalam
presentasi tersebut terjadi interaksi, sehingga hal-hal yang belum atau kurang
jelas tadi dapat ditemukan solusi atau jalan keluarnya
2.
Persiapan Berbicara dan
Presentasi
Persiapan
berbicara atau presentasi, relatif sama dengan persiapan dalam menyusun pesan
tertulisuntuk dikirimkan kepada audience. Saluran yang digunakan dalam media
presentasi adalah saluran lisan. Karenanya, diperlukan beberapa teknik
komunikasi khusus yang berbeda dengan komunikasi tertulis.Ketrampilan berbicara
di depan umum (public speaking) atau melakukan presentasi (presentation) secara
efektif dengan bahasa lisan (verbal) adalah kebutuhan bagi orang-orang yang
ingin sukses. Apapun profesi atau pekerjaan seseorang: politisi, pejabat
pemerintah, manajer perusahaan, pegawai atau karyawan, professional, ilmuwan,
pengusaha, dan guru – suatu saat pasti dituntut untuk berbicara atau memberi
presentasi di depan orang banyak – dan kemampuannya berbicara itu secara
langsung maupun tidak langsung akan membawa dampak bagi pekerjaan atau diri
pribadinya.Orang yang cakap berbicara di hadapan orang banyak pada umumnya
mendapat respek dan penghargaan orang banyak. Sebaliknya, orang yang tidak
cakap berbicara di hadapan orang banyak, sekalipun yang bersangkutan hartawan
dan berpangkat akan kurang mendapat penghargaan yang setimpal dengan
kedudukannya. Berkaitan dengan ini, Larry King, yang pernah mengaku bahwa mata
pencahariannya selama tigapuluh tujuh tahun adalah berbicara mengatakan, “Jalan
menuju sukses, baik sosial maupun professional, dilalui lewat berbicara. Bila
Anda tidak meyakinkan sebagai pembicara, jalan itu dapat sangat
buruk.”Persiapan dalam presentasi dimulai dengan menentukan tujuan penulisan
pesan, menganalisis audience, menentukan ide pokok, dan memilih saluran beserta
medianya. Berikut keterangannya:
a. Menentukan tujuan
Secara
umum tujuan komunikasi bisnis, dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu :
1) Untuk memberikan informasi
2) Untuk mempengaruhi (persuasi)
3) Untuk memaksa atau memberikan instruksi
(regulatori)
Tujuan
komunikasi tersebut, akan menjadi dasar dalam menentukan isi pesan, gaya
presentasi, dan tingkat interaksi antara pembicara dengan audience.
b. Menganalisis audience
Secara
umum analisis audience yang pertama dilakukan menyangkut latar belakang,
meliputi pendidikan, usia, pekerjaan, pengalaman, hobi, dan lain-lain. Dari
latar belakang dapat diketahui apa kebutuhan dan keinginan audience. Pemahaman
kebutuhan dan keinginan audience selanjutnya akan digunakan untuk menentukan
gaya/ pendekatan dan isi presentasi yang tepat. Setelah latar belakang kemudian
dianalisis ukuran/ jumlah, komposisi, dan reaksi.
1) Jumlah
Ketahui
berapa jumlah audience dalam presentasi apakah hanya terdiri dari beberapa
orang saja, puluhan orang atau bahkan lebih dari seratus.
Presentasi
dengan jumlah audience yang berbeda menuntut penggunaan pendekatan yang berbeda
pula. Pada presentasi dengan audience beberapa orangsaja memungkinkan untuk
melakukan diskusi, tanya jawab, dan bersama-sama menyusun kesimpulan.
Namun,
presentasi dengan audience yang semakin banyak, pendekatan seperti di atas
sulit dilakukan. Yang paling mungkin dilakukan adalah pendekatan satu arah,
yaitu pembicara berbicara atau bercerita kepada audience.
2) Komposisi
Presentasi
dengan jumlah audience yang relatif banyak, menuntut pembicara memahami
komposisi audience. Misalnya apa saja tingkat pendidikan audiencetermasuk
jumlah masing-masing tingkat.
Usia
audience berkisar dari berapa sampai berapa, dan bagaimana penyebarannya.
Komposisi audience yang relatif sama disebut dengan audience homogen. Misalnya
presentasi di hadapan siswa SMA akan menghadapi audience yang relatif homogen.
Homogenitas siswa SMA dapat dilihat dari usia yang relatif sama.
Komposisi
audience yang besar tingkat perbedaannya disebut heterogen. Misalnya, seorang
sales kompor gas presentasi di hadapan ibu-ibu peserta arisan kampung. Meskipun
jenis kelaminnya sama, namun pendidikannya berbeda, usianya sangat beragam,
pekerjaannya sangat beragam, dan penghasilan keluarganya pun sangat beragam.
3) Reaksi
Secara
umum reaksi audience dapat digolongkan menjadi 3, yakni menolak, menerima, dan
tidak bereaksi. Sebelum presentasi dimulai, pembicara harus mempersiapkan diri
menghadapi kemungkinan dari reaksi audience. Meskipun reaksi audience dapat
diperkirakan atau diprediksi sebelumnya, namun kadang-kadang mereka atau
sebagian dari mereka bereaksi tidak seperti yang diperkirakan.
Oleh
karenanya, pembicara harus mempersiapkan diri untuk menghadapi setiap
kemungkinan. Setelah pembicara menyadari bahwa reaksi audience tidak seperti
yang diperkirakan, pembicara harus segera menyesuaikan pendekatan yang
digunakan dalam presentasi. Dengan demikian, pembicara tidak akan kehilangan
pengendalian dalam presentasi itu.
Teknik
dalam berbicara di depan umum dan presentasi, dimana menurut beberapa pakar
public speaking, seorang pembicara umum perlu memperhatikan hal-hal berikut
ini:
1. Pendekatan dan Permulaan
Begitu
Anda berdiri di depan mimbar (di depan pendengar), pergunakan waktu sejenak
dengan sangat tenang (untuk menatap sekilas semua pendengar dan mungkin untuk
meletakkan catatan/bahan), lalu untuk menyampaikan kalimat pertama yang
meyakinkan untuk diucapkan.
Ada
beberapa pilihan cara memulai pembicaraan,tergantung suasana pendengar Anda.
Misalnya, bisa dengan mengajukan pertanyaan, bisa dengan menyampaikan cerita
singkat atau pengalaman, yang nanti ada kaitan dengan materi pembicaraan, bisa
dengan sebuah permainan, atau langsung dengan mengutarakan gambaran umum
tentang materi pembicaraan.
·
Mengatasi kegugupan di
depan panggung
Gugup
dan demam panggung adalah hal yang normal dialami setiap pembicara di depan
umum, bahkan pembicara terbaik pun pernah mengalami gugup atau demam panggung
pada saat mereka pertama kali berbicara di depan umum. Rasa gugup dan demam
panggung hanya bisa diatasi dengan proses latihan.
·
Membuat ketertarikan
pendengar
Unsur
penting yang membuat orang tertarik mendengar pembicara adalah: hal-hal baru
(materi pembicaraan menarik). Pembicaraan masuk akal; jangan pernah minta maaf
pada para pendengar sebab itu tidak menarik (jadi pandanglah bahwa pendengar
menyenangi Anda dan pembicaraan Anda); Segar, aktual, dan kadang-kadang
diselingi humor.
·
Menjaga ketepatan
berbicara, kejernihan, dan volume suara
Ucapkan
kata-kata Anda dengan jelas dan bicara dengan suara yang cukup kuat agar semua
pendengar dapat mendengar suara Anda dengan jelas. Bicara secara tepat, tidak
terlalu lambat dan tidak terlalu cepat - memudahkan pendengar menerima ide
Anda. Suara Anda harus terdengar mengasikkan (expressiveness) seperti halnya
jika Anda berbicara kepada sahabat karib Anda.
·
Mempercayai kemampuan
sendiri
Anda
harus menghilangkan semua keraguan mengenai kemampuan yang Anda miliki untuk
maju. Mahir berbicara di depan umum membutuhkan keahlian dan latihan.
·
Memperbanyak
perbendaharaan kata-kata
Penguasaan
perbendaharaan kata-kata yang banyak dan pemilihan kata-kata yang tepat akan
mampu meningkatkan kelancaran dan ketepatan berbicara. Isi pembicaraan
bertambah variatif sehingga tidak membosankan.
·
Memberi tekanan dalam
pembicaraan dan bersemangat (antusias)
Semua gerakan Anda - mata, ekspresi wajah, gerakan
tubuh, suara - haruslah Anda tunjukkan kepada pendengar Anda dengan penuh
semangat. Anda harus selalu tampak penuh perhatian dalam mengkomunikasikan ide
Anda.
Bicaralah
dengan penuh energy, bergairah, dan tidak ragu. Jangan bicara
setengah-setengah, bimbang, apalagi dengan mulut setengah terbuka. Cara bicara
yang tepat adalah dengan suara yang bulat dan penekanan yang baik.
·
Menepati waktu
Berhentilah
berbicara sebelum pendengar mengharapkan Anda untuk segera berhenti berbicara
atau turun dari panggung. Tepatilah waktu yang telah ditetapkan (know when to
stop talking).
·
Memiliki kelancaran
berbicara dan rasa humor
Untuk
berbicara dengan lancar, Anda harus berbicara dengan santai, rileks, dan tidak
kaku. Dalam hampir setiap pembicaraan yang efektif harus ada sedikit unsur
humor, yaitu sesuatu yang lucu atau menggelikan hati sehingga dapat menimbulkan
tertawa.
·
Berbicara dengan
menyenangkan dan wajar
Jika
tenggorokan Anda kering minumlah sedikit, Jika mulut Anda berbusa atau Anda
berkeringat dan Anda perlu mengelapnya, gunakanlah saputangan, itu untuk
menjaga agar Anda tetap berbicara dengan menyenangkan. Kemudian, Anda perlu
bersikap wajar atau tidak berlebihan dalam menyampaikan kata-kata atau informasi.
Hal yang juga penting, pada umumnya pendengar menginginkan seseorang berbicara
dengan jelas, sederhana, dan nyata. Mereka tidak menyukai kata-kata yang tidak
jelas artinya.
·
Menggerakkan tubuh
secara alami
Gerakan
tubuh, apabila dilakukan dengan baik dan sesuai atau alami akan melipatgandakan
kemampuan pembicara karena lebih menarik untuk dipandang. Gerakan tubuh adalah
bahasa non-verbal. Untuk penyampaian pikiran dan perasan tertentu, gerakan
tubuh jauh berarti daripada kata-kata.
·
Memakai pakaian yang
serasi
Pepatah
mengatakan bahwa pakaian mencerminkan kepribadian seseorang. Pendengar akan
menaruh hormat (respect) terhadap pembicra yang memakai pakaian yang serasi
dalam hal potongan, warna, ikat pingang, sepatu, dasi, dan sebagainya.
·
Penutupan dan
Pengakhiran
Setelah
panjang lebar menyampaikan poin-poin penting, berhenti sejenak (pergunakan
transisi yang tepat), lalu mungkin mengatakan, “sekarang saya sampai pada
kesimpulan” atau “Apakah di antara Anda (masih) ada yang pertanyaan?”, dan
jangan lupa kata-kata terakhir “Terima kasih”. Kemudian meninggalkan mimbar
dengan senyuman manis.
3.
Cara
Pengembangan Presentasi Bisnis
Di dalam presentasi bisnis, audiens pada umumnya sudah siap
untuk mendengarkan apa yang akan dipresentasikan. Seperti halnya laporan
tertulis, sebagian besar presentasi bisnis dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan
informasi dari audiensnya. Meskipun presentasi bisnis bisa mengandung unsur
humor, tetapi presentasi bisnis tidak semata-mata dimaksudkan untuk memberi
hiburan. Secara umum, format presentasi terdiri dari 3 bagian yaitu bagian
pembukaan, bagian isi, dan bagian penutup.
1. Bagian Pembukaan
Bagian pembukaan berisi/bertujuan mendapatkan perhatian
audiens, membangun kepercayaan diri, dan mempersiapkan audiens. Oleh karena
itu, bagian pembukaan harus dibuat menarik agar audiens tertarik dan siap
menerima presentasi.
a.
Menarik
perhatian audiens
Sebelum pembicara menyampaikan materi presentasi, ia harus
dapat menarik perhatian audiens terlebih dahulu. Mendapatkan perhatian audiens
merupakan faktor penting dalam kesusksesan presentasi. Oleh karena sebaik
apapun persiapan presentasi yang telah dilakukan, tanpa perhatian dari audiens,
presentasi tidak ada maknanya. Faktor penarik perhatian audiens (umpan) dapat
berupa intensitas, gerakan, keakraban, kebaruan, humor dan ketegangan (Cuurties
et. All. 1996:311).
b. Intensitas
Sesuatu yang lain dari hal yang ada di sekitarnya akan
menarik perhatian, contohnya cahaya, suara, bau, dan objek. Cara menarik
perhatian dengan intensitas dapat dilakukan dengan menampilkan objek, baik
melalui OHP maupun viewer, atau menunjukkan objek yang tidak dibawa atau tidak
dimiliki audiens.
c.
Gerakan
Objek yang bergerak biasanya lebih menarik daripada objek
yang diam. Seorang pembicara yang tadinya duduk kemudian membuat gerakan
berdiri akan lebih menarik perhatian audiens.
d. Keakraban
Salah satu cara untuk menarik perhatian adalah dengan
mengacu pada keakraban. Jika pembicara dapat mengenali audiens, baik dalam hal
nama, jabatan, atau prestasi, maka pembicara tersebut lebih menarik perhatian
audiens daripada tidak mengenal sama sekali. Hal yang seringkali ditemui dalam
presentasi adalah menyebut beberapa nama atau jabatan, atau prestasi audiens
sebelum membahas materi.
e.
Kebaruan
Sesuatu yang baru akan lebih menarik perhatian audiens
daripada sesuatu yang sudah dikenalnya. Pendapat itu bertentangan dengan Bovee
& Thill yang menyatakan bahwa audiens akan lebih tertarik untuk membahas
materi yang sudah dipahaminya. Mereka juga mengatakan bahwa materi yang kurang
relevansinya dengan diri audiens akan menjadi kurang menarik (Bovee &
Thill, 1995:601).
f.
Humor
Humor akan menarik perhatian audiens karena humor akan
menurunkan ketegangan, baik dari audiens maupun dari pembicaranya. Namun
demikian, humor dalam presentasi bisnis harus relevan dan dengan cita rasa yang
baik. Selain itu, karena humor ini hanya untuk menarik perhatian audiens, maka
jumlahnya relatif kecil.
g. Ketegangan
Situasi yang diciptakan dengan kesan tegang juga dapat
menarik perhatian audiens. Namun demikian, situasi tegang itu sebaiknya segera
diakhiri agar audiens segera menangkap materi dan memberikan umpan balik, baik
dengan pertanyaan maupun dengan komentar-komentar.
Tidak semua faktor tersebut harus digunakan oleh pembicara
secara bersamaan, pembicara dapat menggunakan satu atau kombinasi diantaranya.
Pemilihan faktor penarik minat itu disesuaikan dengan situasi, audiens, dan
faktor pembicara sendiri
h. Membangun kredibilitas
Pembicara yang memiliki kredibilitas tinggi lebih diterima
audiens daripada berkredibilitas rendah. Penampilan yang rapi akan meningkatkan
kredibiltas pembicara. Pada umumnya, orang yang memiliki kompetensi paling baik
dalam materi yang dipresentasikan akan mendapatkan kredibiltas yang lebih
tinggi.
i.
Peninjauan
audiens
Pada bagian awal presentasi perlu dilakukan peninjauan oleh
audiens, yaitu membiarkan audiens memahami apa yang akan dipresentasikan dengan
membacakan judul presentasi atau membacakan tujuan presentasi. Pemahaman judul
atau tujuan presentasi akan membantu audiens memahami isi presentasi secara
keseluruhan.
2. Bagian Isi (Body)
Bagian isi atau sering disebut batang tubuh merupaka bagian
terpenting dari presentasi, sedangkan bagain pembukaan dan penutup merupakan
sarana yang mendukung bagian isi. Pada bagian isi semua latar belakang, pokok
pikiran, alasan-alasan, dan kesimpulan dikemukakan. Oleh karena itu, bagian isi
harus memiliki struktur yang jelas, dengan urutan pembahasan yang mudah
dipahami dan berusaha mempertahankan perhatian audiens.
a.
Penekanan
struktur/format
Di dalam komunikasi tertulis, struktur penulisan bagian isi
lebih mudah diidentifikasi dengan melihat judul paragraf, jarak antarparagraf,
dan daftar yang ada. Di dalam sebuah presentasi, format/struktur itu relatif
sulit diidentifikasi. Untuk melihat struktur/format presentasi, audiens dapat
menggunakan transisi. Transisi adalah kata-kata atau kalimat-kalimat yang
menghubungkan kalimat-kalimat atau bagian-bagian dalam presentasi (Curties
at.al. 1996:316). Sementara untuk menghubungkan paragraf saru dengan yang lain
atau menghubungkan pokok pikiran satu dengan pokok pikiran yang lain dapat
digunakan transisi, seperti sekarang akan dibahas masalah A, pembahasan kita sekarang
adalah B, selanjutnya akan dibahas pokok pikiran Z, atau berikut adalah
kesimpulan yang dapat diambil.
b. Urut-urutan bagian isi
Bagian isi harus memiliki irutan yang jelas dan logis untuk
mempermudah audiens dalam memahami presentasi. Urut-urutan bagian isi akan
berhubungan dengan pola organisasi pokok pikiran. Pola organisasi pokok pikiran
dapat dibedakan menjadi kronologikal, spasial, topical, kausal, pemecahan
masalah, klimaks, dan antiklimaks. Apabila pembicara memilih pola organisasi pokok
pikiran yang lain, maka urutan pembahasannya mengikuti pola tersebut. Hal yang
perlu diperhatikan adalah bagaimana pembicara memilih satu pola organisasi yang
sesuai dengan tujuan, audiens dan situasinya. Dengan demikian, baik pembicara
maupun audiens bisa mencapai tujuan.
c.
Mempertahankan
minat audiens
Apabila di bagian awal pembicara perlu menarik perhatian
audiens, maka pada bagian isi atau batang tubuh, pembicara harus dapat
mempertahankan perhatian audiens. Perhatian pada bagian isi sangat penting
karena di sinilah ide-ide pokok presentasi disampaiakan. Menarik perhatian pada
bagian pembukaan dimaksudkan sebagai pancingan agar audiens lebih dahulu
tertarik dengan presentasinya. Sementara tahap selanjutnya berada pada isi
presentasi.
Berikut beberapa petunjuk yang dapat digunakan untuk
mempertahankan perhatian audiens: menghubungkan topik presentasi dengan
kebutuhan audiens; menggunakan bahasa yang jelas; dan menjelaskan hubungan
antara tujuan presentasi dengan ide-ide pokoknya (Bovee & Thill, 1995:604).
d. Menghubungkan topik preentasi
dengan kebutuhan audiens
Apabila pembicara dapat menghubungkan topik atau pokok
pikiran presentasi dengan kebutuhan audiens, maka dapat dipastikan bahwa
audiens akan memperhatiakn pembicara. Oleh karena audiens memiliki suatu
kebutuhan tertentu, dan pada saat topik yang berhubungan dengan kebutuhan
tersebut dikemukakan, maka mereka memandang mampu memenuhi kebutuhan tersebut.
e.
Menggunakan
bahasa yang jelas
Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan membuat audiens
cepat bosan. Demikian juga dengan penggunaan istilah khusus (jargon) yang hanya
dipahami oleh kelompok tertentu. Oleh karena itu, gunakan bahasa yang mudah
dipahami atau yang familiar. Usahakan untuk tidak menggunakan istilah khusus
(jargon). Apabila harus menggunakannya, berikan juga makna dari jargon
tersebut.
f.
Menjelaskan
hubungan topik dengan ide-ide yang familiar
Dalam presentasi dengan audiens yang sudah sedikit memahami,
cukup memahami, dan sangat memahami, pembicara erlu menghubungkan topic dengan
ide-ide yang sudah mereka kenal sebelumnya. Hal tersebut bukan hanya
mempermudah audiens dalam memahami, tetapi juga memungkinkan audiens untuk
menghubungkannya dengan apa yang sudah melekat di dalam ingatan audiens. Dengan
demikian, presentasi akan lebih menarik minat audiens.
3. Bagian Penutup
Bagian penutup harus terstruktur sehingga audiens memahami
ide pokok yang disampaikan. Lebih dari itu, pada bagian ini pembicara harus
memperhatiakan 3 hal yaitu (1) meringkas dan mengulang pokok pikiran; (2)
menggarisbawahi tahap selanjutnya; dan (3) menutup dengan pesan positif (Bovee
& Thill, 1995:604).
a.
Meringkas
pokok pikiran
Sebelum presentasi ditutup, pembicara harus mengulang pokok
pikiranmyang telah dijelaskan dibagian isi. Maksud pembuatan ringkasan pokok
pikiran kemudian membacanya adalah untuk mengingatkan kembali akan isi
presentasi sehingga audiens mampu memahami secara jelas isi dan maksud
presentasi.
b. Menggarisbawahi tahap
selanjutnya
Secara umum, tujuan presentasi bisnia adalah menginginkan
audiens untuk melakukan perubahan tertentu, seperti dalam hal sikap, perilaku,
tindakan, nilai, dan kepercayaan. Oleh karen itu, pembicara harus menekankan
tindakan yang harus dilakukan audiens setelah presentasi berakhir. Tindakan
yang diinginkan harus cukup jelas. Jika ada, pertanyaan biasa diajukan secara
bergiliran baru kemudian dijawab. Ada kemungkinan pertanyaan terlupakan atau
kurang dipahami betul intinya sehingga penanya mungkin kurang merasa puas.
4. Periode Tanya Jawab
Periode
tanya jawab adalah suatu sesi yang hampir selalu ada dalam presentasi. Tanya
jawab di maksudkan untuk membantu audiens lebih memahami pesan yang kita
sampaikan. Namun sering kali sesi tanya jawab menyebabkan ketakutan bagi
presenter, yaitu ketakutan jika tidak bisa menjawab pertanyaan dan ketakutan
tidak bisa memberikan jawaban yang maksimal. Bagi presenter yang tidak
melakukan persiapan sangatlah wajar apabila mengalami ketakutan. Jika ada
presenter yang menghindar dari sesi tanya jawab maka dia akan kehilangan
peluang menjadi presenter yang lebih baik. Ada beberapa manfaat yang akan kita
peroleh dalam sesi tanya jawab.
Seperti
yang disampaikan oleh Rhonda Abrams dalam bukunya Winning Presentation In A
Day tanya jawab memiliki manfaat yang besar untuk presenter.
a.
Memungkinkan
kita menunjukkan keahlian dalam topik yang kita bahas.
b.
Menyediakan
kesempatan tambahan untuk berinteraksi dan membangun hubungan dengan audiens.
c.
Membantu
kita mengukur pemahaman audiens.
d.
Memberikan
umpan balik yang membantu kita memperkuat presentasi di masa yang akan datang.
Dalam
menjawab pertanyaan audiens, presenter harus bersifat objektif, sabar, dan
tidak berkesan merendahkan. Dengan demikian, sesi tanya jawab itu dapat membantu
pembicara atau presenter dalam mencapai tujuan presentasi, bukan malah
sebaliknya.
4.
Seni
Penyampaian Presentasi Bisnis
Ada
berbagai seni dalam penyampain presentasi bisnis yaitu, sebagai berikut:
1. Penggunaan Visual Aid
Dalam presentasi bisnis yang bersifat
formal, pembicara memerlukan visual aid. Beberapa manfaat penggunaan visual aid
adalah
·
Dapat
menyederhanakan materi yang kompleks sehingga mudah dipahami audiens
·
Visual aid
dapat membantu, baik pembicara maupun audiens untuk mengingat informasi penting
dari presentasi itu.
·
Dimaksudkan
untuk menambah atau menciptakan daya tarik presentasi. Setelah membahasa
beberapa materi, pembicara kemudian menunjukkan visual aid yang telah
dipersiapkan agar presentasi tidak terasa monoton.
Dalam
penggunaan visual aid ada berbagai hal yang perlu di perhatikan salah satunya,
yaitu:
a.
Menyusun
Visual Aid
Dalam
presentasi, pembicara dapat menggunakan dua jenis visual aid, yaitu:
·
Visual aid
alam bentuk tulisan (text visual aid).
Pada umumnya, visual aid dalam
bentuk tulisan digunakan untuk menunjukkan suatu kesimpulan presentasi atau
untuk menunjukkan garis presentasi.
·
Visual aid
dalam bentuk grafik (graphic visual aid)
Visual yang termasuk visual aid
grafik antara lain grafik garis, diagram lingkaran, grafik batang, diagram
organisasi, dan diagram peta. Penggunaan masing-masing visual aid dalam bentuk
grafik disesuaikan dengan kebutuhannya.
Untuk menyusun visual aid yang benar-benar dapat membantu
presentasi sehingga didapatkan manfaat-manfaat seperti disebutkan di atas
tdaklah mudah. Oleh karena itu, penyusunannya perlu dilakukan secara hati-hati.
Visual aid harus sederhana. Tujuan penyusunan visual aid yang sederhana adalah
agar mudah dipahami oleh audiens.
b. Memilih Media Visual Aid
Setelah
memahami dua bentuk visual aid, yaitu tertulis dan grafik, selanjutnya adalah
memilih media untuk menyampaikannya dalam suatu presentasi. Media yang dapat
digunakan untuk menyampaikan visual aid tersedia dari yang paling sederhana
seperti handout sampai yang modern, yaitu komputer. Berikut akan dibahas
masing-masing media secara singkat.
·
Handout
Handout
merupakan visual aid yang paling sederhana dan mudah pembuatannya sehingga
banyak digunakan. Media handout memungkinkan pembicara untuk mempersiapkan,
baik visual aid tulisan maupun grafik ke dalam tulisan kemudian digandakan dan
dibagikan kepada audiens (biasanya sebelum presentasi dimulai). Handout
berisikan ringkasan materi presentasi, kesimpulan, dan grafik-grafik yang
membantu pemahaman audiens.
·
Papan
tulis dan whiteboard
Papan tulis da whiteboard merupakan
media visual aid yang sederhana dan praktis. Dalam suatu presentasi yang
dihadiri tidak terlalu banyak orang, media papan tulis dan whiteboard dapat
digunakan. Namun untuk presentasi dengan audiens yang banyak, tentu saja
penggunaan media itu tidak efektif. Contoh presentasi dengan media papan tulis
dan whiteboard adalah presentasi yang dilakukan oleh Manajer Pemasaran tentang
cara-cara memasrkan produk baru kepada stafnya.
2. Ketrampilan Praktis dalam presentasi
Disamping persiapan dalam hal materi dan media, pembicara
perlu memperhatikan beberapa faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan
presentasi. Kemudian faktor-faktor tersebut disebut keterampilan praktis dalam
presentasi, diantaranya sebagai berikut:
a.
Cara
berpakaian
Dalam
presentasi formal, cara berpakaian menentukan kredibilitas. Cara berpakaian
menunjukkan citra diri orang tersebut. Oleh karena itu, hal ini perlu diperhatikan
dengan sungguh-sungguh. Berikut beberapa tipsnya:
·
Pakaian
dipilih yang serasi, baik warna maupun bentuk/modelnya.
·
Memperhatikan
kelengkapan pakaian, seperti resleting, kaos kaki, sepatu dan lain-lain.
·
Memeriksa
kerapian atau kesempurnaan berpakaian, seperti kerah baju, kancing baju, tali
sepatu dan lain-lain.
·
Untuk
pembicara perempuan, perhatikan penggunaan make up. Make up tidak perlu tebal,
dan tidak boleh juga tidak memakai make up sama sekali karena akan terlihat
citra kurang profesional.
b. Pandangan mata
Untuk
menunjukkan etika dan kewibawaan, pembicara harus memandang ke arah audiens.
Pandangan mata menyapu seluruh audiens, tetapi kalau sedikit, pembicara dapat
memandang satu-persatu, tetapi tidak boleh lama, dan juga tidak dibenarkan
mamandang ke lantai, ke atap, atau pada cacatan secara terus menerus pada saat
berbicara.
·
Presentasi
dengan sikap tubuh berdiri
Sikap tubuh pada saat presentasi adalah berdiri tegak dengan
kaki sedikit terbuka. Tujuannya agar dapat berdiri dengan kokoh, tetapi sedikit
terbuka. Tangan bisa digunakan untuk menekankan pembicaraan,dan dapat pula
untuk mengatur jalannya presentasi, misalnya menulis di papan tulis, membuka
file presentasi, atau yag lain.
Sikap yang
harus dihindari adalah memasukkan tangan ke dalam saku atau melakukan
gerakan-gerakan yang tidak perlu secara terus-menerus, seperti memegang dasi,
taplak meja atau bahkan menggaruk-garuk kepala.
·
Suara
Suara
merupakan faktor yang sangat penting. Oleh karena itu, harus mendapatkan
perhatian besar. Agar presentasi dapat berjalan dengan baik, maka pembicara
harus berlatih. Latihan mencakup mengeluarkan suara dengan jelas, tidak
menoton, dengan tekanan yang tepat dan bersemangat.
·
Suara jelas
dan keras
Pengucapan
kata harus jelas agar makna mudah ditangkap. Selain itu, kata-kata juga harus
diucapkan cukup keras agar dapat didengar oleh seluruh audiens.
·
Suara
tidak menoton
Kalimat
harus diberi tekanan-tekanan tertentu agar suara tidak menoton. Kata-kata
tertentu yang dirasa penting diberi tekanan yang lebih keras dan kata lain
dapat lebih lemah.
·
Suara
bersemangat
Suara yang
bersemangat lebih tercermin pada pengucapan yang bersemangat. Presentasi tidak
akan menarik jika pengucapan kata-katanya tidak dilakukan tanpa semangat.
Selain itu, pembicara juga harus menghindari pengucapan kata dengan bergumam
dan merendahkan suara di akhir kalimat.
·
Bahasa
Dalam
presentasi, pembicara menggunakan bahasa yang baku atau bahasa formal. Pada
setiap kalimat dipilih struktur bahasa yang sederhana dan singkat agar mudah
dipahami. Hindari penggunana bahasa sehari-hari, karena akan menurunkan tingkat
formalitas presentasi. Hindari pulaPenggunaan jargon karena tidak semua audiens
mamahaminya.
DAFTAR PUSTAKA
Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit
Andi
Pratminingsih, Sri Astusi. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Graha
Ilmu
No comments:
Post a Comment