KOMUNIKASI
BISNIS
SAP
3
1. Pentingnya Komunikasi Nonverbal
Komunikasi
nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun, komunikasi
nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal.
Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat penting terutama untuk
menyampaikan perasaan dan emosi seseorang. Apa kebaikan atau keunggulan dari
komunikasi nonverbal? Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah ke
sahihannya (reabilitas). Hal ini
berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesanpesan
yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum, orang akan
mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata dari pada menggunakan
gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan
lebih mudah dikendalikan daripada dengan menggunakan bahasa isyarat (gerakan
badan/tubuh) atau ekspresi Wajah. Hal ini disebab oleh sifat komunikasi nonverbal yang spontan.
Ketika seseorang mendengar berita yang menyenangkan, ekspresi wajab seseorang
nampak cerah ceria, seolah-olah tanpa beban. Namun, bila seseorang mendengar
berita yang kurang :nenyenangkan yang menyangkut diri sendiri, keluarga, atau
teman karib, maka dengan cepat ekspresi wajah seseorang akan mudab berubah
menjadi murung, lesu, lemah, tak bergairah, seolah-olah hampa dunia ini.
Dengan
memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang clapat mendeteksi Lecurangan atau
rnenegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang
lebih percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal
ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal. Seseorang dapat
saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal (seperti tulisan). Namun,
ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya karena
hal itu tercermin dalam ekspresi Wajahnya. Manakala wajah seseorang murung atau
cemberut, maka dapat diduga bahvva seseorang sedang menghadapi suatu masalah,
mungkin masalah pribadi, keluarga, atau masalah bisnis di kantornya.
Komunikasi
nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya
yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir
panjang, dan pihak audiemjuga dapat menangkap artinya dengan cepat.
Coba
perhatikan para petugas penyaji makanan dan minuman (dalam bahasa jawa disebut
sinoman) di suatu acara resepsi yang sedang melakukan tugasnya. Pada umurnnya
mereka merniliki bahasa-bahasa isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh
teman-ternan rnereka untuk menunjukkan tempat-tempat mana yang sudah maupun
yang belum mendapat jamuan makanan atau minuman. Contoh lain, kerika seorang
karyawan berusaha rnemanggil temannya yang sedang asyik mengobrol di suatu
tempat yang agak jauh. Ia dapat menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk
tangan sambil melambaikan tangan untuk memanggil temannya tersebut.
2. Keterampilan Komunikasi Lisan
Keterampilan
komunikasi lisan (oral communication skill) merupakan kemampuan seseorang dalam
berkomunikasi melalui berbicara dan umpan balik (feedback) dapat diberikan
secara langsung. Keterampilan komunikasi lisan meliputi kemampuan dalam
wawancara kerja, seminar, lokakarya, public speaking, pidato formal, dan
presentasi.
Kemampuan
ini meliputi keahlian menyesuaikan cara berbicara kepada komunikan yang
berbeda, menggunakan pendekatan dan gaya yang pas, dan memahami pentingnya isyarat
non-verbal dalam komunikasi lisan.
Komunikasi
lisan membutuhkan keterampilan latar belakang (background skills) presentasi,
pemahaman tentang audiens, mendengarkan secara kritis, dan bahasa tubuh (body
language).
Keterampilan
komunikasi lisan sudah digunakan sejak zaman dahulu, sebab keterampilan
komunikasi lisan menjadi hakikat komunikasi yang digunakan sejak manusia diciptakan.
Komunikasi lisan menjadi sebuah budaya bagi masyarakat dalam menyampaikan pesan
secara lisan atau kata-kata. Seperti halnya, kita berbicara kepada orang lain dalam
masyarakat.
3. Komunikasi dalam Tim
Definisi Tim
Tim
adalah sekelompok orang dengan kemampuan, talenta, pengalaman dan latar
belakang yang berbeda, yang berkumpul bersama-sama untuk mencapai satu tujuan.
Meskipun adaperbedaan di antara mereka, namun tujuan bersama merupakan
penghubung yang menyatukan mereka sebagai team. Dalam sebuah organisasi, kerja
team menentukanoutput kerja yang dihasilkan.
Karakteristik Tim
·
Harus memiliki tujuan bersama yang
jelas. Apapun bentuk tujuannya, usaha untuk mencapai tujuan tersebut merupakan
alasan keberadaan suatu team.
·
Adanya kerjasama untuk mencapai tujuan.
Mengapa Tim diperlukan?
Kualitas
keputusan dan tingkat kreatifitas yang dihasilkan oleh sebuah team, jauh lebih
baik daripada kualitas dan kreatifitas yang dihasilkan oleh rata-rata individu
yang bekerja sendirian. Keuntungan team adalah adanya kekuatan kerjasama.
Tujuan Tim
Tujuan
team dinilai baik apabila hasil yang diharapkan tidak dapat diraih oleh usaha seorang
saja. Agar seluruh anggota team mengetahui tujuan team maka :
·
Jadikan tujuan singkat, padat, jelas,
pasti dan beorientasi pada tindakan. Contoh tujuan team adalah “Menciptakan
hubungan yang lebih baik antara pelanggan dan perusahaan”. Tujuan ini terlalu
luas dan dapat menciptakan berbagai arti. Seluruh anggota team harus
mengartikan tujuan secara sama. Pernyataan tujuan dapat diperjelas dengan
“Mengurangi keluhan pelanggan” atau “Meningkatkan kualitas kepuasan pelanggan”.
·
Seluruh anggota team harus mengetahui
arti dari tujuan team yang sebenarnya. Hal ini dapat dilakukan dengan
menanyakan kepada tiap anggota mengenai tujuan team. Jawaban anggota team akan
menunjukkan apa yang sebenarnya menjadi hasil pekerjaan team.
·
Adanya kemungkinan keberhasilan. Team
harus percaya bahwa tujuan tersebut dapat dicapai dan merupakan hal yang tepat
untuk dilakukan.
“Tujuan kita hanya dapat diraih
dengan bantuan rencana yang dapat dipercaya dan bisa digunakan untuk memimpin
tindakan kita dengan bersemangat. Tidak ada jalan lain untuk meraih
keberhasilan” -Pablo Picasso-
Proses Komunikasi dalam
tim :
· Memiliki
kolabolator secara hati-hati
· Menyetujui
tujuan-tujuan proyek sebelum anda memulainya
· Memberi
tim anda waktu untuk mengikat sebelum memulai
· Mengklarifikasi
tanggung jawab individu
· Menetapkan
proses yang jelas
· Memastikan
alat-alat dan teknik yang sudah siap dan kompetibel antar tim
· Menghindari
penulisan antar kelompok
· Memeriksa
untuk mengetahui seberapa baik segala seusatu yang berjalan selama pelaksanaan
4. Rapat yang Produktif
Cara
yang dapat dilakukan untuk merencanakan dan melaksanakan rapat yang berhasil
adalah :
·
Memutuskan Apakah sebuah Rapat Perlu
Diadakan.
Perlu sebuah rapat
diadakan apabila topiknya penting, tidak dapat ditunda, dan memerlukan ide-ide.
Jika aliran informasi hanya satu arah dan tidak ada umpan balik, maka tidak
perlu menjadwalkan sebuah rapat.
·
Memilih Peserta.
Jumlah peserta rapat
ditentukan oleh tujuan rapat tersebut, jika tujuan rapat adalah motivasional
maka jumlah peserta tidak terbatas. Tetapi jika rapat untuk mengambil keputusan
sebaiknya melibatkan paling banyak lima orang.
·
Menyalurkan Informasi Terkini.
Sebelum memulai sebuah
rapat, distribusikan agenda topik yang akan dibahas, dan juga sertakan semua
laporan atu materi yang harus dibaca oleh peserta sebelumnya.
·
Memulai Rapat.
Mulailah rapat tepat
waktu dan bukan dengan pendahuluan singkat. Seperangkat aturan dasar, umumnya
mencakup dating tepat waktu, berkomunikasi secara terbuka, bersikap sportif,
mendengar dengan cermat, berpatipasi penuh, menghadapi komflik dengan jujur,
dan mengikuti agenda.
·
Melakasanakan Rapat.
Pemimpin rapat harus
menjaga rapat tetap dijalur dengan menghindari isu-isu yang membelokkan
kelompok.
·
Mencatat Informasi.
Ketika rapat nsedang
berlangsung pastikan setiap menit direkam untuk mengecek konsistensi informasi
dan untuk disalurkan kepada pihak yang berkepentingan.
·
Menangani Konflik.
Konflik adalah almiah
dan bahkan diharapkan, tetapi dapat menyebabkan kekakuan dan kesulitan.
Biasanya konflik muncul ketika informasi yang disampaikan salah dipahami. Pada
saat itulah pemimpin meminta anggota yang berkonflik membeberkan kasus lengkap
dihadapan kelompok.
·
Menangani Anggota Kelompok yang
Disfungsional.
Untuk mengendalikan
perilaku disfungsional, pemimpin tim harus menetapkan aturan dan menempatkan
persoalan anggota tim secar strategis.
Ada beberapa cara yang
bisa membantu pemimpin mengendalikan anggota kelompok :
a
Nyatakan aturan-aturan dalam kalimat
terbuka.
b
Tempatkan anggota yang potensial untuk
disfungsional ditempat yang strategis.
c
Hindari kontak mata langsung.
d
Berikan tugas khusus kepada anggota yang
difungsional.
e
Minta anggota untuk berbicara dalam
urutan tertentu.
f
Monopoli interupsi.
g
Dorong para pendiam.
h
Beri pujian dan dorongan kepada para
pengganggu, penghalang, dan pendiam.
·
Mengakhiri Rapat Dengan Sebuah Rencana.
Pemimpin harus
meringkas semua yang telah diputuskan, siapa yang melakukan apa, dan kapan
sebelum mengakhiri rapat.
·
Menindak Lanjuti Dengan Aktif.
Notulen harus
disebarkan dalam beberapa hari setelah rapat dan menindak lanjuti dengan
mengingatkan peserta mengenai tugas mereka.
Daftar periksa untuk
merencanakan dan berpartisipasi dalam rapat yang produktif, yaitu :
a. Sebelum rapat
·
Pertimbangan altenatif-altenatif.
·
Mengundang orang-orang yang tepat.
·
Distribusikan sebuah agenda.
b. Selama rapat
·
Mulai tapat waktu dan kemukakan agenda
rapat.
·
Tunjuk seorang seketaris dan pencatat
·
Dorong partisipasi yang seimbang
·
Hadapi konflik dengan jujur
·
Ringkas setiap diskusi
c. Mengakhiri rapat dan
menindak lanjuti.
·
Tinjau kembali keputusan rapat
·
Distribusikan notulen rapat.
·
Ingatkan pesarta tantang poin tindakan
Didalam sebuah rapat
terjadi komunikasi antara tim, agar rapat berjalan dengan efektif ada beberapa
hal yang harus disiapakan terlebih dahulu yaitu:
1
Putuskan tujuan pengadaan rapat,
memutuskan apa yang harus di rapatkan atau di bicarakan dalam rapat yang akan
di laksanakan
2
Memilih partisipan untuk rapat, di dalam
rapat itu sendiri harus dipilih anggota yang dapat mengikuti rapat dengan baik
dengan cara berpartisipasi dan memberikan ide – ide.
3
Pilihan waktu dan fasilitas, kenyamanan
mempengaruhi cara berfikir dari partisipan.
4
Tetapkan agenda, menetapkan apa saja
yang akan dicapai di dalam sebuah rapat yang akan di laksanakan.
Rapat dapat
dilaksanakan secara langsung yaitu para anggota berkumpul disebuah tempat untuk
membahas apa yang ingin di bicarakan, namun rapat juga dapat dilaksanakan
secara virtual atau dilaksanakan di tempat yang berbeda – beda.
Daftar
Pustaka
Purwanto, Djoko. 2010. Komunikasi Bisnis Edisi Keempat.
Jakarta: Penerbit Erlangga
https://haidaradi.wordpress.com/komunikasi-dalam-tim/
(diakses pada 16 September 2018)
No comments:
Post a Comment