SAP 14 Strategi Pemeliharaan, Kebijakan Pemeliharaan, Biaya Pemeliharaan

RMK

SAP 14

MANAJEMEN OPERASI

1 Kepentingan Strategis Pemeliharaan

Maintenance adalah suatu kegiatan untuk memelihara atau menjaga fasilitas atau peralatan pabrik dan mengadakan perbaikan atau penyesuaian atau penggantian yang diperlukan agar terdapat suatu keadaan operasi yang memuaskan sesuai dengan yang direncanakan.

Tujuan diadakannya maintenance adalah: 

1.      Memungkinkan tercapainya jumlah produk melalui operasi fasilitas secara tepat 

2.      Memaksimalkan umur ekonomis peralatan/fasilitas produksi 

3.      Memaksimalkan kapasitas produksi dan peralatan 

4.      Meminimalkan frekuensi kerusakan dan kegagalan proses operasi 

5.      Menjaga keamanan peralatan.

Keuntungan yang diperoleh dengan melakukan pemeliharaan adalah sebagai berikut:

1. Perbaikan terus-menerus. Kegiatan ini menjadi kajian yang penting dalam manajemen operasi, baik manufaktur maupun jasa, terutama pabrik-pabrik yang menggunakan mesin yang berputar dan beroperasi setiap saat.
2. Meningkatkan kapasitas. Dengan adanya perbaikan yang terus-menerus, maka tidak aka nada pengerjaan ulang / proses ulang, sehingga kapasitas akan meningkat.
3. Mengurangi persediaan. Karena tidak perlu ada tumpukan bahan baku yang harus disiapkan untuk melakukan produksi ulang.
4. Biaya operasi lebih rendah. Akibat kapasitas yang meningkat disertai dengan persediaan yang rendah, maka secara otomatis akan mengakibatkan biaya operasi lebih rendah. Tidak perlu penyimpanan bahan baku dan tidak perlu adanya biaya tambahan karena proses pengerjaan ulang.
5. Produktivitas lebih tinggi. Jika biaya operasi lebih rendah, maka dari rumus produktivitas adalah output/input akan diperoleh bahwa produktivitas akan lebih besar (dengan catatan output konstan). Tentunya produktivitas akan lebih besar lagi jika output semakin besar.
6. Meningkatkan kualitas. Akan tercipta cost advantage, artinya dengan kualitas yang sama baik, harga dapat ditetapkan menjadi lebih murah.

Untuk mengukur kesuksesan manajemen pemeliharaan, maka ada dua unsur yang harus ditentukan terlebih dahulu, yaitu keterlibatan karyawan dan prosedur pemeliharaan.

Factor karyawan dalam hal pemeliharaan dapat dilihat dari informasi yang dimiliki karyawan, keahlian yang dimilikinya, kompensasi yang diterima sebagai factor penguat motivasi dan kekuatan sinergi yang perlu dilakukan. Sebagai upaya untuk meningkatkan penguasaan informasi dan keahlian dalam kaitannya dengan kegiatan pemeliharaan, maka pihak manajemen dapat menempuh beberapa hal yaitu :

• Pertukaran informasi. Melalui penciptaan iklim yang kondusif, misalnya adanya bank data ( bank prosedur) yang berisikan data serta prosedur tentang pemeliharaan segala jenis mesin dalam system manufaktur.
• Pelatihan keahlian. Bagi karyawan yang belum memiliki keahlian yang diharapkan, perusahaan dapat memilih untuk mengirimkan ke training center yang menawarkan pelatihan-pelatihan atau langsung dilatih di perusahaan melalui on the job training.

Adapun tentang prosedur pemeliharaan mesin-mesin, factor yang perlu diperhatikan adalah prosedur pembersihan dan pelumasan. Pembersihan ini ditujukan untuk menghindari korosi, kemacetan akibat adanya kotoran dan kegiatan ini dilakukan secara rutin. Sedangkan pelumasan bertujuan agar tidak terjadi gesekan material mesin secara langsung, mendinginkan panas mesin pada kondisi tertentu, dan memperpanjang umur mesin.

Prosedur berikutnya adalah monitor dan penyesuaian. Monitor harus dilakukan secara kontinu dengan jadwal yang sudah ditentukan. System monitor yang baik akan mampu melakukan penyesuaian yang diperlukan.

2 Kebijakan Pemeliharaan

            Terdapat dua jenis taktik pemeliharaan : pemeliharaan pencegahan (Prefentive Maintenance) dan pemeliharaan kerusakan (Corrective Maintenance)

A.    Prefentive Maintenance

Prefentive Maintenance disebut juga tindakan pencegahan atau overhaul, yaitu kegitaan pemeliharaan dan perawatan untuk mencegah kerusakan yang tak terduga dan menemukan kondisi atau keadaan yang menyebabkan fasilitas operasi lebih tepat.  Pemeliharaan prefentif apabila direncanakan dengan baik dapat mencegah terjadinya kegagalan atau kerusakan, sebab apabila terjadi kerusakan peralatan operasi dapat berakibat kemacetan produksi secara total. Alternatif dalam Prefentive Maintenance adalah: 

·         Berdasar waktu, yaitu melakukan pemeliharaan pada periode secara teratur, misalnya penggantian oli mesin setiap 3 bulan. 

·         Berdasar pekerjaan, yaitu pemeliharaan setelah sejumlah jam operasi atau volume produksi tertentu, misalnya setelah mobil berjalan 2.000 km, atau mesin bekerja selama 500 jam. 

·         Berdasar   kesempatan,   yaitu   pemeliharaan   yang   dilakukan   apabila   ada kesempatan untuk itu, misalnya pada jam kerja istirahat, atau hari libur. 

·         Berdasar kondisi terencana, yaitu tergantung pada hasil pemantauan kondisi fasilitas  produksi,  misalnya penggantian kampas  rem mobil apabila telah mencapai ketebalan tertentu.

Prefentive Maintenance sangat tepat dilakukan, karena kegunaannya sangat efektif dalam menghadapi fasilitas-fasilitas produksi yang termasuk dalam critical unit, yaitu peralatan atau fasilitas yang membahayakan kesehatan dan keselamatan kerja, mempengaruhi produk yang dihasilkan, dapat menyebabkan kemacetan seluruh proses produksi, dan apabila modal yang ditanam untuk fasilitas ini relatif rebih mahal.

B.     Corrective Maintenance,

Disebut juga break down maintenance, yaitu kegiatan pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan setelah terjadi kerusakan, kegagalan, atau kelainan fasilitas produksi sehingga tidak dapat berfungsi dengan baik. Ada beberapa factor yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan mesin produksi, yaitu :

·         Pemilihan rancang bangun yang tidak sesuai

·         Keterampilan operator dan petugas pemeliharaan yang tidak mendukung dalam pegoperasian mesin produksi

·         Kelalaian dalam pemeliharaan dasar, seperti kebersihan dan pelumasan

·         Kondisi mesin atau peralatan yang sudah aus akibat gesekan, dan

·         Kesalahan menjaga kondisi operasi mesin pada saat beroperasi

Kerusakan yang disebabkan beberapa hal di atas, akan mengakibatkan :

·         Inefisiensi operasi, karena harus melakukan pemrosesan ulang.

·         Reputasi yang buruk, karena berubahnya cara pandang konsumen terhadap produk.

·         Rendahnya profitability, karena berkurangnya permintaan konsumen dalam jangka panjang.

·         Kehilangan pelanggan yang beralih ke produk lain, karena produk yang gagal.

·         Menurunnya kualitas produk, karena produk yang gagal.

Karena itu perlu untuk meningkatkan kemampuan memperbaiki. Memperbesar atau meningkatkan fasilitas pemeliharaan dapat menjadikan system bekerja secara lebih cepat. Sebuah fasilitas pemeliharaan yang baik memerlukan enam fitur berikut :

•       Personel yang terlatih dengan baik
•       Sumber daya yang cukup
•       Kemampuan untuk menetapkan sebuah rencana perbaikan dan prioritas
•       Kemampuan dan otoritas untuk melakukan perencanaan material
•       Kemampuan untuk mengidentifikasi penyebab kerusakan
•       Kemampuan untuk mendesain cara untuk memperluas mean time between failures (waktu rata-rata kegagalan).     

Pemilihan kebijakan dalam pemeliharaan perlu diperhatikan:

1.      Jumlah biaya yang terjadi

2.      Penentuan apakah mesin atau peratalan merupakan “strategic point atau critical unit”

3                    Biaya Pemeliharaan

Setiap aktifitas pemeliharaan yang dilakukan dalam suatu perusahaan baik terencana maupun yang dilakukan akibat timbulnya kerusakan akan menimbulkan biaya bagi perusahaan. Adapun biaya- biaya yang terdapat dalam kegiatan maintenance menurut Assauri (2004 : 98) adalah “biaya- biaya pengecekan, dan penyetelan, biaya service, biaya penyesuaian dan biaya perbaikan/ reparasi”.

Berdasarkan komponen biaya di atas, maka biaya pemeliharaan tersebut dapat berupa biaya langsung (biaya komponen, tenaga kerja pemeliharaan) maupun biaya tidak langsung (biaya menganggur, biaya kehilangan kesempatan mendapatkan keuntungan dan lain- lain).

a. Biaya Langsung

ü  Biaya tenaga kerja pemeliharaan. Tenaga yang melakukan pemeliharaan, baik perbaikan mesin atau fasilitas peralatan yang rusak maupun pada saat pemeliharaan pencegahan dibayar untuk melakukan pekerjaannya. Upah yang dibayarkan ini menjadi biaya tenaga kerja pemeliharaan.

ü  Biaya pembelian komponen penggantian. Adakalanya suatu komponen tidak dapat diperbaiki lagi tetapi harus diganti. Biaya pembeliannya merupakan biaya pembelian penggantian komponen. Jika ternyata komponen tersebut masih dapat diperbaiki maka yang dikeluarkan perusahaan hanyalah biaya untuk melakukan perbaikan kerusakan.

b. Biaya Tidak langsung

ü  Biaya tenaga kerja produksi (operator). Upah operator tetap akan dibayar oleh perusahaan walaupun tidak bekerja atau menganggur karena mesin sedang mendapatkan pemeliharan atau perbaikan kerusakan.

ü  Depresiasi mesin atau fasilitas peralatan. Investasi tinggi untuk pembelian fasilitas peralatan akan menjadi elemen biaya depresiasi yang percuma apabila fasilitas peralatan tersebut mengalami kerusakan atau tidak dapat melakukan operasionalnya. Depresiasi (penyusutan) merupakan harga modal yang hilang pada suatu peralatan yang disebabkan oleh umur pemakaian. Guna menghitung besarnya biaya penyusutan perlu diketahui terlebih dahulu umur dari kegunaan suatu alat/ mesin yang bersangkutan dan nilai sisa pada batas akhir umur kegunaannya. Terdapat cara yang digunakan untuk menentukan biaya penyusutannya. Salah satu metoda yang digunakan adalah straight line method turunnya nilai modal dilakukan dengan pengurangan nilai penyusutan yang sama besarnya sepanjang umur kegunaan dari alat atau mesin tersebut.

ü  Keuntungan yang tidak dapat diperoleh. Hal ini merupakan biaya tidak langsung berupa hilangnya kesempatan memperoleh keuntungan sesuai dengan yang direncanakan.

ü  Biaya administrasi dan biaya tidak langsung lainnya.