SAP 5 Proses Penyusunan Pesan, Mengorganisasikan Pesan Bisnis

KOMUNIKASI BISNIS

SAP 5

1.       Proses Penyusunan Pesan

Proses penyusunan pesan bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan bisnis terbaik. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas 3 tahap yaitu

1.      Perencanaan pesan

Dalam tahap ini ditentukan hal-hal dasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan.tahap perencanaan tersebut meliputi

a.       Penentuan tujuan

b.      Analisis audience

c.       Penentuan ide pokok

d.      Pemilihan saluran dan media

2.      Penyusunan pesan

Setelah tahap perencanaan selanjutnya gagasan dituangkan kedalam pesan tertulis. Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat, paragraph, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung gagasan

Tahap itu meliputi 2 kegiatan yaitu

a.       Mengorganisasikan pesan

b.      Memformulasi pesan

3.      Merevisi pesan

Pesan yang telah disusun dikaji ulang utnuk memastikan apakah gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format penulisan , tanda baca, dan tata bahasa. Kegiatan dalam tahap revisi pesan meliputi

a.       Menyunting pesan

b.      Menulis ulang

c.       Memprodksi pesan

d.      Mencetak pesan

Perkiraan pembagian waktu yang dialokasikan pda masing-masing tahap yaitu merencanakan pesan 40%, menyusun draft dasar 20%, dan merevisi 40% dari waktu total.

2.       Mengorganisasikan Pesan Bisnis

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi, pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima.

Hal-hal berikut yang menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis:

1.       Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele). Bagian awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide pokoknya. Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas

2.       Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis. Hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis, membuang waktu, dan mengabaikan pesan pokok.

3.       Informasi penting terlupakan. Sering kali informasi penting terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian ide pendukung atau pelengkap.

4.       Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis

Butir - butir pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak disajikan secara kronologis bisa membingungkan penerima. Butir pesan seolah terlepas dan sulit dikaitkkan satu sama lain.

            Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima,bukan semata-mata menghasilkan pesan bisnis. Oleh karena itu, mengorganisasikan suatu pesan dengan baik akan mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan. Pesan yang diorganisasikan dengan baik memiliki beberapa manfaat antara lain :

1.      Membantu audiens memahami pesan

2.      Membantu audiens menerima pesan

3.      Menghemat waktu audiens

4.      Menyederhanakan tugas komunikasi

 Pengorganisasian yang baik

1.      Menetapkan ide atau gagasan pokok

Semua pesn bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan spesifik. Setiap pesan bisnis memiliki ide atau gagasan pokok. Hal ini merupakan inti dari pesan. Ada tiga teknik dalam menentukan pesan yaitu brainstorming, minta petunjuk atasan, dan mengulang kebiasaan

2.      Mengelompokkan ide atau gagagsan

Ide pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan

3.      Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan

Perlu diputuskan pendekatan pola yang digunakan untuk menentukan urutan penyajian ide atau gagasan. Terdaoat 2 pola pendekatan yaitu

a.       Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)

Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditepatkan dibagian awal baru diikuti dengan ide pendukung, maupun argumentasi. Pendekatan ini digunaka apabila penerima pesan diperkirakan netral  atau merasa senang menerima pesan tersebut

b.      Pendekatan induktif atau tidak langsung (indirect approach)

Ide pendukung, maupun argumentasi berada dibagian awal diikuti dengan ide pokok. Cara ini digunakan ketika diprediksi penerima pesan akan menimbulkan reaksi negative.

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu :

1.   Direct request (permintaan langsung), adalah pesan yang penyampaiannya langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Misalnya, membuat surat penawaran kepada audiens yang tertarik dan memiliki hasrat tinggi terhadap suatu produk. Permintaan langsung sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.

2.   Pesan rutin, good news atau good will, adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan rutin pada umumnya bersikap netral. Good news atau good will adalah berita baik yang menimbulkan reaksi positif dari penerima. Misalnya, informasi penurunan harga, undangan, ucapan selamat, dan lain – lain. Pesan – pesan seperti itu sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung karena reaksi audiens netral atau positif.

3.   Bad news, adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan. Misalnya penolakan lamaran kerja, penolakan kredit, penurunan pangkat dan rasionalisasi pekerjaan. Pesan seperti ituu baiknya menggunakan pendekatan tidak langsung. Inti pesan dibuat dengan bahasa yang halus dan tidak ditempatkan dibagian awal.

4.   Pesan persuasive, pesan ini bertujuan untuk membujuk dan penerima tidak tertarik pada pesan tersebut. Ada kemungkinan penerima akan bereaksi negative. Oleh karena itu sebaiknya pesan disusun dengan pendekatan tak langsung.

Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?

1. Membantu audience memahami suatu pesan

2. Membantu audience menerima suatu pesan

Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audience.

Mempermudah pekerjaan komunikator : pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu.

3.       Latihan Menyusun Pesan Bisnis Rutin dan Positif

Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak  memerlukan suatu hal yang khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya  minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive approach) untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis.

Keunggulan:

·                Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.

·                Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.

·                Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat  memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:

·                Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

·                Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

- Strategi Permintaan Pesan-Pesan rutin

Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau lazim dalam kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang perlu mendapat perhatian.

- Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif

Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif:

a.         Ide-ide pokok yang jelas : Kemukakan ide pokok dibagian awal penulisan pesan-pesan positif 

b.       Penjelasan rinci : Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok

c.         Penutup surat : Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan.

Referensi :

http://wijayahery.blogspot.com/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html

http://ginanjarkomunikasibisnis.blogspot.com/2013/11/rangkuman-materi-komunikasi-bisnis 1.html