RMK 7 Teknik Manajemen Proyek MANAJEMEN OPERASI

RMK 7

MANAJEMEN OPERASI

Teknik Manajemen Proyek

Pengertian manajemen proyek

Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah.

A.    Proses

Secara umum, siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :

·         Tahap Inisiasi

Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi.

·         Tahap Perencanaan dan Desain

Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung.

·         Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek dan/atau Konstruksi)

Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun.

·         Tahap Pemantaun dan sistem Pengendalian

Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.

·         Tahap Penutupan

Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan.

B.     Tipe Organisasi di dalam Proyek

Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud antara lain :

·         Organisasi Proyek Fungsional

Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek.

·         Organisasi Proyek Tim Khusus

Dalam organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim.

·         Organisasi Proyek Matriks

Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi proyek khusus. Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personel dapat kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah selesai.

·         Organisasi Proyek Virtual

Organisasi proyek virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang merupakan aliansi dari beberapa organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk tertentu. Struktur kolaborasi ini terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling bekerjasama dan berada disekelilin perusahaan inti.

C.    Teknik Utama

Dalam  Pentingnya definisi ini muncul selama dan sesudah perang dunia II, khususnya di Amerika, tetapi juga di Inggris. Perang tersebut, dengan penemuan dalam sains, proyek kompleks (khususnya industri pesawat), kelengkapan yang penting, dan kebutuhan vital untuk sukses, menghasilkan teknik manajemen baru. Manajemen yang intuitif tidak bisa bertahan terhadap tekanan dan meningkatnya situasi kompleks. Karena itu disiplin operasi dan asisten untuk alat alat, seperti komputer, harus mengarah ke manager yang modern di semua tingkatan manajemen.

2.2 Menentukan Jalur Kritis

Pada metode CPM terdapat dua buah perkiraan waktu dan biaya untuk setiap kegiatan yang terdapat dalam jaringan. Kedua perkiraan tersebut adalah perkiraan waktu penyelesaian dan biaya yang sifatnya normal (normal estomate) dan perkiraan waktu penyelesaian dan biaya yang sifatnya dipercepat (crash estimate). Dalam menentukan perkiraan waktu penyelesaian akan dikenal istilah jalur kritis, jalur yang memiliki rangkaian-rangkaian kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan waktu penyelesaian proyek yang tercepat.

A.    Menentukan Waktu Penyelesaian

Dalam melakukan perhitungan penentuan waktu penyelesaian digunakan beberapa terminologi dasar berikut:

a.      E (earliest event occurence time ). Saat tercepat terjadinya suatu peristiwa.

b.      L (Latest event occurence time). Saat paling lambat yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi.

c.       ES (earliest activity start time). Waktu Mulai paling awal suatu kegiatan. Bila waktu mulai dinyatakan dalam jam, maka waktu ini adalah jam paling awal kegiatan dimulai.

d.      EF (earliest activity finish time).  Waktu Selesai paling awal suatu kegiatan. EF suatu kegiatan terdahulu = ES kegiatan berikutnya

e.       LS (latest  activity start time). Waktu paling lambat kegiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek secara keseluruhan.

f.       LF (latest activity finish time). Waktu paling lambat kegiatan diselesaikan tanpa memperlambat penyelesaian proyek.

g.      t (activity duration time). Kurun waktu yang diperlukan untuk suatu kegiatan (hari, minggu, bulan).

B.     Cara perhitungan

Dalam perhitungan waktu juga digunakan tiga asumsi dasar yaitu: Pertama, proyek hanya memiliki satu initial event (start) dan satu terminal event (finish). Kedua, saat tercepat terjadinya initial event adalah hari ke-nol. Ketiga, saat paling lambat terjadinya terminal event adalah LS = ES.

Adapun cara perhitungan dalam menentukan waktu penyelesaian terdiri dari dua tahap, yaitu perhitungan maju (forward computation) dan perhitungan mundur (backward computation).

1.      Hitungan Maju. Dimulai dari Start (initial event) menuju Finish (terminal event) untuk menghitung waktu penyelesaian tercepat suatu kegiatan (EF), waktu tercepat terjadinya kegiatan(ES) dan saat paling cepat dimulainya suatu peristiwa (E)

2.      Hitungan Mundur. Dimulai dari Finish menuju Start untuk mengidentifikasi saat paling lambat terjadinya suatu kegiatan (LF), waktu paling lambat terjadinya suatu kegiatan (LS) dan saat paling lambat suatu peristiwa terjadi (L).

Apabila kedua perhitungan tersebut telah selesai maka dapat diperoleh nilai Slack atau Float yang merupakan sejumlah kelonggaran waktu dan elastisitas dalam sebuah jaringan kerja. Dimana, terdapat dua macam jenis Slack yaitu Total Slack dan Free Slack.

2.3 Manajemen Biaya Proyek

Biaya adalah suatu sumber daya yang dikeluarkan untuk mencapai suatu sasaran yang bersifat khusus. Biaya biasanya diukur dengan satuan uang seperti rupiah, dolar atau mata uang lainnya. Manajemen Biaya Proyek adalah suatu proses atau kegiatan yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan dapat diselesaikan dalam suatu anggaran yang telah disetujui.

Alat dan teknik dasar untuk perkiraan biaya

·         Analog atau perkiraan top-down: menggunakan biaya yang sebenarnya dari sebuah proyek, sebelumnya sama sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek ini.

·         Perkiraan Bottom-up: Melibatkan memperkirakan item pekerjaan individu atau kegiatan dan menjumlahkan mereka untuk mendapatkan total proyek.

·         Pemodelan parametrik: karakteristik proyek Menggunakan (parameter) dalam model matematis untuk memperkirakan biaya proyek.

·         Alat bantu Komputerisasi, seperti spreadsheet dan perangkat lunak manajemen proyek, yang dapat memudahkan perkiraan biaya dan alat yang berbeda estimasi.

2.4  Percepatan Proyek

a.       Identifikasi

Untuk mengidentifikasi apa yang akan menjadi pusat perhatian proyek, perlu mencari tahu siapa yang seharusnya memperoleh manfaat dan apa kebutuhan mereka.

b.      Rancang Bangun

Pada waktu telah diputuskan untuk melanjutkan suatu proyek, kita dapat mulai memikirkannya secara terperinci.

c.        Implementasi

Sewaktu proyek dilaksanakan adalah penting untuk memonitor dan meninjau kembali kemajuan proyek dan perubahan-perubahan dari luar yang mempengaruhinya. Rencana-rencana proyek hendaknya disesuaikan bila perlu..

d.      Evaluasi

Evaluasi hendaknya dilakukan pada atau setelah proyek diselesaikan. Evaluasi dapat dilakukan beberapa bulan atau tahun setelah proyek selesai untuk menilai dampak jangka panjang dan keberlanjutannya.

e.       Pembelajaran

Sementara siklus proyek adalah suatu cara yang bermanfaat untuk menentukan tahap-tahap suatu proyek, tetapi mempunyai suatu kekurangan: yaitu membuat kelihatannya seperti satu perangkat mengikuti yang berikutnya. Kenyataannya, beberapa perangkat dapat digunakan sekaligus pada satu tahapan proyek.