KOMUNIKASI BISNIS
SAP 9
 |
| contoh lamaran kerja |
2.1 Pentingnya Komunikasi Ketenagakerjaan
Komunikasi yang baik merupakan hal yang penting di
berbagai lingkungan ketika berinteraksi antara sesama manusia. Akan tetapi saat
menyangkut komunikasi di tempat kerja, komunikasi yang baik menjadi sebuah
elemen integral dari kesuksesan sebuah bisni dan juga merupakan faktor penting
dalam hubungan klien, profitabilitas, efektivitas tim, dan keterlibatan
karyawan.
Salah satu manfaat dari komunikasi yang baik di tempat
kerja adalah karyawan dapat menjadi lebih terlibat. Berkomunikasi bukanlah
sekadar berbicara semata, ketika budaya komunikasi yang baik terbentuk didalam
tim atau di tempat kerja, maka karyawan dapat lebih terlibat dalam pekerjaan
yang selaras dengan tujuan dan sasaran perusahaan. Komunikasi yang baik dapat
dilakukan melalui cara-cara berikut:
·
Memberikan alat
untuk lebih memahami kebutuhan dan tujuan karyawan.
·
Memahami apa yang
dapat memberikan motivasi kepada karyawan.
·
Memahami bakat dan
keterampilan karyawan yang mungkin tidak diperhatikan.
·
Menumbuhkan bakat
dan keterampilan dengan cara yang sesuai dengan tujuan perusahaan.
·
Meningkatkan
hubungan antara rekan kerja untuk lingkungan kerja yang lebih positif.
·
Meningkatkan
hubungan yang lebih baik dengan para pemimpin perusahaan.
2.2 Teknik Penyusunan Resume
Istilah resume atau daftar riwayat
hidup memang bukan sesuatu yang baru bagi mereka yang telah memasuki pintu
gerbang dunia kerja, karena resume merupakan salah satu syarat yang sangat
penting bagi dunia kerja. Dalam dunia bisnis, istilah resume sering disebut CV
(Curriculum Vitae). Menurut KC Bay, resume sebenarnya merupakan presentasi
penjualan formal diri yang penting.
Dalam
mempersiapkan resume, 3 hal yang perlu dilakukan :
1. Mencari informasi penting (esensi)
2. Merencanakan resume
3. Membuat resume
·
Mencari
informasi penting
Sebelum
membuat resume, langkah pertama yang dilakukan adalah mencari informasi penting
yang relevan dengan yang diinginkan. Dapat dilakukan dengan analisis diri (self
analysist), analisis karir (carrier analysis) dan analisis pekerjaan (job
analysis).
a. Analisis
Diri
Analisis
diri akan membantu mengenali diri sendiri secara mendalam termasuk mengenali
kelebihan dan kekurangan.
b. Analisis
Karir
Dalam
melakukan analisis ini, kita juga membuat dan mejawab segala pertanyaan yang
berkaitan dengan karir di masa depan.
c. Analisis
Pekerjaan
Lulusan
perguruan tinggi belum memiliki pengalaman kerja. Tahap awal memasuki dunia
kerja, perusahaan menyediakan program orientasi dan pelatihan bagi karyawan
baru.
·
Perencaan
Resume
Dalam
merencanakan resume ada 3 hal yaitu :
a. Tujuan
Karir
Yang
perlu diperhatikan dalam iklan lowongan kerja adalah beberapa posisi pekerjaan
yang dibutuhkan oleh pencari kerja. Ada lowongan yang menggunakan bahasa
inggris dan bahasa Indonesia. Dan kita harus memutuskan posisi mana yang akan
kita pilih untuk menjadi tujuan karir.
b. Informasi
Pribadi
Data
pribadi yang tercantum dalam resume adalah nama, tempat, dan tanggal lahir,
alamat rumah, jenis kelamin. Kita dapat menambahkan data lain yang berkaitan
dengan pekerjaan yang kita pilih dan kita harus memperhatikan syarat-syarat
pekerjaan dan karakteristik pribadi sebelum mengajukan lamaran dan membuat
resume.
c. Referensi
Referensi
adalah orang-orang tertentu yang memberikan surat rekomendasi, yang berisi
berbagai hal yang mereka ketahui tentang kita. Orang-orang memberikan referensi
akan menambah kredibilitas penambah referensi. Salah satu keuntungan dalam
menggunakan referensi di resume ini adalah untuk meyakinkan kepada organisasi
atau pencari kerja atau perusahaan tentang prestasi dan kemampuan positif kita.
·
Pembuatan
Resume
Resume
dapat dibuat dalam berbagai bentuk. Resume yang baik, menekankan pada
kompatibilitas kualifikasi kita dan prospektif persyaratan kerja. Resume
mencakup : nama, alamat lengkap, tujuan kerja, kualifakasi, informasi pribadi,
dan referensi. Yang termasuk dalam informasi pribadi (personal) adalah : Pendidikan
(pernyataan pendidikan tertinggi, kemudian yang lebih rendah, dan sebagainya
beserta tanggal mulainya dan lulusnya). Berbagai keterampilan (bahasa asing,
komputer, desain, dsb). Hobi (musik, olahraga, seni). Penghargaan (juara lomba
ilmiah, dsb). Keanggotaan social (organisasi semasa kuliah atau di masyarakat
umum). Informasi tersebut harus relevan dengan pekerjaan yang kita inginkan. Di
bagian referensi cari orang-orang yang mengetahui tentang kemampuan dan
prestasi yang kita raih semasa kuliah maupun masa kerja.
§ Menulis Resume yang
Sempurna
Resume
yang sempurna adalah rasume yang mampu menanggapi kebutuhan dan pilihan pembaca
serta menghindari beberapa kesalahan umum. Kesalahan umum yang sering
dikeluhkan oleh petugas rekruitmen ketika membaca resume sebagai berikut:
1. Resume
dibuat terlalu panjang, sehingga berkesan tidak tegas dan kemungkinan besar
memasukkan data yang tidak relevan sehingga tidak akan mencapai sasaran.
2. Resume
yang ditulis terlalu singkat, sehingga tidak memberikan informasi/data yang
cukup bagi pembaca untuk melakukan penelaahan yang lebih dalam.
3. Format
penulisan resume kurang baik, inden tidak konsisten, kurang memperhatikan tanda
baca dan sejenisnya, sehingga isi resume sulit dimengerti.
4. Terlalu
banyak menggunakan kalimat yang bersifat kompleks. Alangkah baiknya kalau
kalimat yang digunakan bersifat sederhana atau simple.
5. Resume
mengandung banyak kesalahan ketik/tulis dan yang lebih fatal lagi kesalahan
penyusunan kalimat.
Menurutu Bovee and Thill (2002:645), untuk membuat
resume yang baik, perlu diperhatikan empat hal, yaitu:
1. Kerapian (neatness)
2. Kesederhana (simplicity)
3. Keakurat (accouracy)
4. Kejujuran (honesty)
Dalam
menulis resume, usahakan menggunakan kertas yang bersih dan berkualitas baik,
jangan ada coret-coretan, dan ketiklah dengan memilih huruf yang baik. Aturlah
format resume serapi mungkin, enak dibaca, dan berisi. Disamping kerapian,
bahasa yang digunakan hendaknya jelas, sederhana, tidak bertele-tele. Lagi
pula, informasi yang disajikan haruslah informasi yang akurat. Yang lebih
penting lagi adalah bahwa informasi yang kita sajikan adalah benar, tidak
mengada-ada. Dengan kata lain, berikan informasi sejujurnya. Apabila kita
ternyata ketahuan memberikan informasi secara tidak jujur, maka kerugianlah
yang akan kita dapatkan.
2.3 Latihan Penyusunan
Resume
§ Langkah-langkan Menulis
Resume yang Benar
Untuk
dapat meringkas resume yang benar maka sobat harus memperhatikan langkah-langkah
dibawah ini :
·
Membaca
Teks Asli
Membaca
teks asli sangatlah penting guna mengetahui isi dan memahami maksud dari
penulis. Kita
dapat membacanya berulang-ulang supaya lebih paham tentang naskah tersebut.
Kita
juga dapat mencatat istilah yang sulit dipahami dan mencari maknanya supaya
dapat mempermudah dalam melakukan penulisan resume. Hal tersebut juga membantu
dalam mengetahui gambaran umum dari sudut pandang penulis.
·
Menentukan
dan Mencatat Gagasan Utama
Tentukan
gagasan utama dari naskah/tulisan yang kita
buat. Jangan lupa untuk mencatatnya supaya mempermudah kita pada tahap
selanjutnya.
·
Mulai
Menulis Resume
Pergunakanlah
gambaran umum tentang keseluruhan isi jurnal/naskah yang telah terbayang diotak
kita dan hasil pencatatan gagasan utama tadi untuk dibuat resume. Ingat, urutan
paragraf untuk pembuatan resume harus sesuai dengan naskah aslinya. Jika pada
jurnal biasanya banyak sub babnya, kita gak perlu ikutin jurnal untuk membuat
poin-poin sub bab juga karena resume merupakan ringkasan singkat jadi buatlah
resume dalam bentuk paragraf demi paragraf saja. Kemudian kalimat-kalimat dalam
resume yang kita buat diganti dengan kalimat-kalimat baru yang sekaligus
menggambarkan kembali isi dari naskah aslinya.
·
Membaca
Kembali Resume yang Telah Dibuat
Setelah
resume yang anda buat selesai, maka anda harus membacanya kembali untuk
memastikan tidak ada kesalahan baik dari penulisan maupun dari isi resume yang
anda buat. Resume yang anda buat harus sesuai dengan Bahasa Indonesia yang baik
dan benar. Selanjutnya,
setelah resume selesai dibuat maka pembuat resume harus membacanya kembali
untuk memeriksa apakah ada kesalahan penulisan. Beberapa hal yang perlu
diperiksa diantaranya:
§ Penggunaan
bahasa Indonesia yang baik dan benar
§ Penggunaan
ejaan yang benar
§ Penggunaan
tanda baca yang benar
§ Memeriksa
kesesuaian antara resume dengan naskah aslinya
2.4 Teknik Penyusunan Surat
Lamaran Kerja
Surat
lamaran kerja adalah surat yang digunakan oleh oelh seseorang untuk melamar
kerja pada suatu organisasi/lembaga yang membutuhkan karyawan atau pimpinan
pada perusahaan tertentu. Pada umumnya ketika melamar kerja, seseorang harus
menulis surat lamaran kerja yang dilengkapi dengan sebuah resume (daftar
riwayat hidup).
Pendekatan
yang dapat digunakan dalam membuat surat lamaran kerja adalah pendekatan
Attention, Interest, Desire, and Action (AIDA). Penjelasan lebih rinci tentang
masing-masing pendekatan AIDA tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Attention (Perhatian)
Artinya,
pelamar kerja harus dapat meyakinkan pihak organisasi/lembaga pencari kerja
(pembaca) bahwa pelamar kerja memiliki sesuatu yang bermanfaat atau dapat
menumbuhkan rasa tertarik bagi pembaca. Jelaskan ide/gagasan yang membuat
pembaca antusias untuk menyimak apa yang anda tuliskan. Pembaca tentunya bertanya-tanya tentang manfaat yang ia
peroleh. Pelamar kerja dapat juga mengemukakan tentang bagaimana ia mendapatkan
informasi lowongan kerja dan alasan mengapa ia tertarik pada posisi jabatan
tersebut.
2. Interest (Menarik)
Artinya,
pelamar kerja harus dapat menarik perhatian pembaca dengan menjelaskan
relevansi pessan-pesan yang disampaikan. Dalam hal ini, pelamar perlu
menjelaskan dan menegaskan bahwa kualifikasi yang dibutuhkan tersebut relevan
dengan kemampuan yang dimiliki dan ia yakin mampu menyelesaikan pekerjaan
tersebut dengan baik.
3. Desire (Hasrat)
Artinya,
pelamar kerja harus dapat menumbuhkan hasrat pembaca untuk mengetahui lebih
jauh apa yang sudah dituliskan dalam surat tersebut. Pelamar kerja juga dapat
meyakinkan pembaca melalui bukti-bukti pendukung yang relevan dengan posisi
yang dikehendaki.
4. Action (Tindakan)
Artinya,
pelamar kerja harus dapat memberikan saran kepada pembaca untuk mengambil suatu
tindakan tertentu berkaitan dengan harapan/keinginannya dalam menulis surat
tersebut. Salah satu tindakan tertentu yang dapat dilakukan oleh pembaca adalah
memberikan kesempatan untuk melakikan wawancara keraja (job interview).
2.5 Latihan Menysusun
Lamaran Kerja
1. Paragraf Pembuka
Surat
lamaran kerja sebagaimana bentuk surat-surat bisnis yang lain, harus dibuat
sebaik mungkin dan menarik perhatian bagi pembaca. Surat lamaran kerja harus
menyatakan secara jelas bahwa pelamar kerja sedang melamar suatu pekerjaan,
sehingga ia perlu juga mengidentifikasi jenis pekerjaan yang diminati.
Surat
lamaran kerja yang baik, yang menarik perhatian pembacanya, perlu mencantumkan
hal-hal berikut ini:
a. Rangkuman
Pada
bagian awal surat lamaran kerja, pelamar kerja perlu mengemukakan kualifikasi
yang dimiliki, yang paling relevan dengan jabatan yang diinginkan dan jelaskan
bahwa kualifikasi tersebut akan menguntungkan/memberikan manfaat bagi
perusahaan atau lembaga yang dilamar.
b. Nama
Pelamar
kerja dapat menyebutkan nama seseorang yang sudah dikenal oleh pembaca (yang
menawarkan kerja) atau seseorang yang menyarankan pelamar kerja untuk melamar
pekerjaan di perusahaan atau lembaga tersebut. Meskuipun demikian, pemenuhan
terhadap kualifikasi yang dibutuhkan tetap menjadi penilaian yang pertama dan
utama. Pada umumnya, pola ini digunakan ketika lowongan/kesemoatan kerja
tersebut hanya digunakan untuk kepentingan internal organisasi tersebut,
misalnya jumlah karyawan baru yang dibutuhkan hanya satu orang, maka pola
rekrutmennya cenderung tertutup, buka terbuka.
c. Sumber
Publikasi
Sebutkan
dari mana pelamar kerja mendapat informasi tentang adanya lowongan kerja di
perusahaan tersebut. Sumber informasi ini antara lain surat kabar, majalah,
radio (sebutkan nama surat kabar/majalah dan tanggal penerbitan, atau nama
radio dan tanggal diumumkan). Dalam surat lamaran jelaskan secara singkat bahwa
pelamar kerja memenuhi persyaratan yang dikehendaki oelh perusahaan.
d. Pertanyaan
Gunakan
kalimat tanya pada awal paragraf untuk menarik perhatian pembaca yang
menunjukkan bahwa pelamar kerja mengetahui problem, kebutuhan, dan tujuan suatu
organisasi serta mempunyai keinginan untuk membantu memecahkan masalah
tersebut. Jadi, hal itu akan memberikan manfaat bagi pembaca.
e. Cuplikan
Berita
Pelamar
kerja dapat mengambil cuplikan berita di surat kabar atau majalah yang
menyebutkan bahwa suatu perusahaan sedang merencanakan membuka kantor cabang,
memperkenalkan produk baru, atau memerlukan tenaga operator, dan sebagainya.
2. Paragraf Pertengahan
Setelah
menarik perhatian pembaca pada awal paragraf, pelamar kerja perlu menyajikan
kualifikasi yang dimilikinya untuk mengisi suatu pekerjaan yang diinginkannya.
Dalam suatu ruangan yang singkat (mungkin tidak boleh lebih dari tiga paragraf)
pelamar kerja tidak boleh mengulang apa yang sudah dinyatakan dalam resume.
Usahakan penjelasan dalam paragraf tersebut benar-benar sangat diminati dan
sangat diharapkan pembaca
Dalam
paragraf pertengahan ini pelamar kerja perlu mendiskusikan kualifikasi yang
dimilikinya dari sudut pandang pembaca yang mencakupi:
a.
Pendidikan
Kebanyakan
para lulusan suatu perguruan tinggi mempertimbangkan pendidikan sebagai
kualifikasi yang paling penting. Jika demikian, mereka harus menempatkan
pendidikan pada bagian yang pertama, baik pada surat lamaran maupun pada
resume. Pada bagian pendidikan ini, pelamar kerja akan dapat:
1) Menunjukkan
bahwa ia mempunyai latar belakang dalam dunia bisnis yang mencakup luas dan
bidang tertentu secara mendalam.
2) Menunjukkan
bagaimana pendidikannya relevan dengan jenis pekerjaan yang dilamar.
3) Menjelaskan
bagaimana dan mengapa ia menambahkan bidang studi pilihan penting di luar
bidang studi ini.
b.
Pengalaman Kerja
Berbagai
jenis pekerjaan yang pernah dilakukan, terutama yang berhubungan dengan
pekerjaan yang dilamar, dapat digunakan dapat membantu memperkuat kualifikasi
yang dimilikinya. Dalam hal ini, pelamar kerja perlu menyatakan secara jelas
berbagai fungsi atau kegiatan yang dapat dilakukan. Atas dasar itu, pelamar
kerja akan dapat menunjukkan kepada pembaca bahwa:
1) Pelamar kerja memperolah
suatu pengalaman yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas/pekerjaan
baru.
2) Pelamar kerja
akan dapat melakukan adaptasi dan mencoba bekerja sama dengan lingkungan.
3) Pelamar kerja
dapat memikul tanggung jawab suatu pekerjaan dengan lebih baik.
4) Pelamar kerja
adalah orang yang mampu bekerja keras
c.
Sikap, Minat,
Aktivitas, dan Kualitas
Selain
latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja, pelamar kerja dapat menambahkan
berbagai informasi tambahan yang dapat mendukung pekerjaan yang dilamar.
Pelamar kerja dapat menjelaskan tentang kemampuannya dalam melakukan kerja sama
dengan orang lain, sikap pelamar kerja terhadap bidang pekerjaan, perusahaan,
suasana kerja, dan kualitas personal (kegiatan ekstrakurikuler dan sejenisnya).
3. Paragraf
Penutup
Paragraf
terakhir dari surat lamaran kerja pada umumnya berisi suatu harapan tindakan
sebagaimana yang terdapat pada surat-surat penjualan. Pelamar kerja dengan
jelas menyatakan keinginannya untuk melakukan wawancara sesuai dengan waktu
yang telah disediakan oleh organisasi perusahaan atau lembaga yang dilamar.
Untuk
mempermudah pihak perusahaan menghubunginya, pelamar kerja perlu memberikan
alamat yang jelas dan lengkap, termasuk nomoe telepon, faksimile (kalau ada),
alamat e-mail (bila ada), dan jam berapa pelamar kerja dapat dihubungi, pagi,
siang atau malam hari. Untuk beberapa perusahaan, barangkali pelamar kerja
perlu melampirkan amplop plus prangko balasannya. Namun, ada juga beberapa
organisasi perusahaan yang tidak mensyaratkan untuk melampirkan prangko
balasan.
Hal-hal
yang wajib diperhatikan sebelum membuat surat lamaran kerja adalah cara yang
benar untuk meneliti hasilnya. Ada beberapa hal dan cara yang harus
diperhatikan, antara lain :
1. Surat
lamaran harus impresif
Isi surat lamaran hendaknya memunculkan kesan
simpatik, intinya uraikan jati diri secara menarik.
2. Surat
lamaran harut menarik minat calon atasan
Buatlah surat lamaran kerja yang ketika orang mulai
membacanya, akan langsung tertarik untuk mengetahui lebih lanjut seperti apakah
criteria kita, ingat kesan pertama sangatlah penting.
3. Sebutkan
kualifikasi yang diraih dalam surat lamaran
Prestasi pendidikan dan pengalaman kerja harus
disebutkan, dengan tujuan untuk menunjukkan bahwa kita memiliki prestasi dan
pengalaman yang patut dipertimbangkan.
4. Gunakan
bahasa yang enak dibaca, ringkas dan padat
Gunakan bahasa yang sederhana dan ringkas, kita
mempunyai kesempatan lain untuk menjelaskan semua kelebihan yang kita miliki
pada saat wawancara nanti, maka dari itu gunakan penjelasan yang singkat dan
efektif.
5. Perhatikan
kalimat dalam surat lamaran
Dalam pembuatan surat lamaran kerja hendaknya
gunakan kalimat yang tidak efektif, kalimat yang diulang-ulang tanpa alas an,
ejaan yang salah, maupun penggunaa tata bahasa yang buruk.
6. Tujuan
dan alasan melamar
Pada surat lamaran kerja yang kita buat cantumkan
tujuan dan alasan kita melamar di perusahaan tersebut.
7. Kerapihan
surat
Agar lamaran mudah dibaca jangan menulis dengan
tinta yang tipis dan hindari penggunaan tipp-ex, gunakan kertas yang bagus,
bersih, tidak kusut dan tidak mudah terkoyak.
8. Buat
surat lamaran dengan tulisan tangan atau ketikan komputer
Jika memungkinkan
buat surat lamaran kerja dengan ketikan komputer, kecuali jika dipersyaratkan
ditulis dengan tangan. Jika ketikan komputer menggunakan tipe tulisan Time New
Roman, gunakan jenis font standard font 12 untuk memberi kesan formal.
DAFTAR PUSTAKA
Purwanto,
Djoko. 2011. Komunikasi
Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.
No comments:
Post a Comment