KOMUNIKASI BISNIS
SAP 5
1. Proses Penyusunan Pesan
Proses
penyusunan pesan bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan bisnis
terbaik. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas 3 tahap yaitu
1. Perencanaan
pesan
Dalam
tahap ini ditentukan hal-hal dasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan.tahap
perencanaan tersebut meliputi
a. Penentuan
tujuan
b. Analisis
audience
c. Penentuan
ide pokok
2. Penyusunan
pesan
Setelah
tahap perencanaan selanjutnya gagasan dituangkan kedalam pesan tertulis.
Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata,
kalimat, paragraph, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung
gagasan
Tahap
itu meliputi 2 kegiatan yaitu
a. Mengorganisasikan
pesan
b. Memformulasi
pesan
3. Merevisi
pesan
Pesan
yang telah disusun dikaji ulang utnuk memastikan apakah gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format
penulisan , tanda baca, dan tata bahasa. Kegiatan dalam tahap revisi pesan
meliputi
a. Menyunting
pesan
b. Menulis
ulang
c. Memprodksi
pesan
d. Mencetak
pesan
Perkiraan
pembagian waktu yang dialokasikan pda masing-masing tahap yaitu merencanakan
pesan 40%, menyusun draft dasar 20%, dan merevisi 40% dari waktu total.
2. Mengorganisasikan
Pesan Bisnis
Komunikasi
yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi, pengelompokan, dan
urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan
sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima.
Hal-hal
berikut yang menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis:
1. Bagian
awal terlalu panjang (bertele-tele).
Bagian awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide
pokoknya. Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas
2. Memasukkan
hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis. Hal yang tidak relevan dan tidak
logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis, membuang waktu, dan mengabaikan
pesan pokok.
3. Informasi
penting terlupakan. Sering kali informasi penting terlupakan karena perhatian
terpusat pada penyajian ide pendukung atau pelengkap.
4. Pengelompokan
dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis
Butir
- butir pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak disajikan
secara kronologis bisa membingungkan penerima. Butir pesan seolah terlepas dan
sulit dikaitkkan satu sama lain.
Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman
penerima,bukan semata-mata menghasilkan pesan bisnis. Oleh karena itu,
mengorganisasikan suatu pesan dengan baik akan mempercepat dan meningkatkan
efisiensi penyusunan pesan. Pesan yang diorganisasikan dengan baik memiliki
beberapa manfaat antara lain :
1. Membantu
audiens memahami pesan
2. Membantu
audiens menerima pesan
3. Menghemat
waktu audiens
4. Menyederhanakan
tugas komunikasi
Pengorganisasian yang baik
1. Menetapkan ide atau gagasan pokok
Semua pesn bisnis memiliki tujuan
umum dan tujuan spesifik. Setiap pesan bisnis memiliki ide atau gagasan pokok.
Hal ini merupakan inti dari pesan. Ada tiga teknik dalam menentukan pesan yaitu
brainstorming, minta petunjuk atasan, dan mengulang kebiasaan
2. Mengelompokkan ide atau gagagsan
Ide pokok biasanya didukung oleh
beberapa ide pendukung. Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks,
pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan
antara bagian-bagian pesan
3. Memutuskan pola atau pendekatan
urutan gagasan
Perlu diputuskan pendekatan pola
yang digunakan untuk menentukan urutan penyajian ide atau gagasan. Terdaoat 2
pola pendekatan yaitu
a.
Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)
Pendekatan deduktif merupakan pola
urutan penyajian ide dimana ide pokok ditepatkan dibagian awal baru diikuti
dengan ide pendukung, maupun argumentasi. Pendekatan ini digunaka apabila
penerima pesan diperkirakan netral atau
merasa senang menerima pesan tersebut
b.
Pendekatan induktif atau tidak langsung (indirect approach)
Ide pendukung, maupun argumentasi
berada dibagian awal diikuti dengan ide pokok. Cara ini digunakan ketika
diprediksi penerima pesan akan menimbulkan reaksi negative.
Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi
pesan bisnis, yaitu :
1. Direct request (permintaan langsung),
adalah pesan yang penyampaiannya langsung pada poin yang dituju, dapat
berbentuk surat dan memo. Misalnya, membuat surat penawaran kepada audiens yang
tertarik dan memiliki hasrat tinggi terhadap suatu produk. Permintaan langsung
sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.
2. Pesan rutin, good news atau good will,
adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang merupakan bagian
dari bisnis tetap. Penerima pesan rutin pada umumnya bersikap netral. Good news
atau good will adalah berita baik yang menimbulkan reaksi positif dari
penerima. Misalnya, informasi penurunan harga, undangan, ucapan selamat, dan
lain – lain. Pesan – pesan seperti itu sebaiknya disusun dengan pendekatan
langsung karena reaksi audiens netral atau positif.
3. Bad news, adalah pesan-pesan yang tidak
menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan. Misalnya penolakan lamaran
kerja, penolakan kredit, penurunan pangkat dan rasionalisasi pekerjaan. Pesan
seperti ituu baiknya menggunakan pendekatan tidak langsung. Inti pesan dibuat
dengan bahasa yang halus dan tidak ditempatkan dibagian awal.
4. Pesan persuasive, pesan ini bertujuan
untuk membujuk dan penerima tidak tertarik pada pesan tersebut. Ada kemungkinan
penerima akan bereaksi negative. Oleh karena itu sebaiknya pesan disusun dengan
pendekatan tak langsung.
Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?
1. Membantu audience memahami suatu pesan
2. Membantu audience menerima suatu pesan
Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan
baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audience.
Mempermudah pekerjaan komunikator : pengorganisasian pesan-pesan yang
baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat
dan hemat waktu.
3. Latihan Menyusun Pesan Bisnis Rutin dan
Positif
Pemesanan produk baru kepada suatu
perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan bagi semua
karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau
pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik,
merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.
Kebanyakan pesan-pesan rutin, good
news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi
informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Jika
pesan-pesan itu tidak memerlukan suatu
hal yang khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens yang cenderung tertarik
pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan
langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive approach) untuk mengorganisasi
pesan-pesan bisnis.
Keunggulan:
·
Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh)
ketika pertama kali membaca suatu pesan.
·
Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda
lakukan.
·
Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera
mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu
memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.
Kelemahan:
·
Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara
berfikirnya
·
Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to
the point”, hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah
diajarkan sebelumnaya.
- Strategi Permintaan Pesan-Pesan rutin
Pada umumnya, permintaan pesan-pesan
rutin merupakan hal yang normal atau lazim dalam kegiatan bisnis. Dengan
menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan rutin, apa yang
diminta pada bagian awal/permulaan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis
merupakan suatu hal yang perlu mendapat perhatian.
- Strategi Penulisan Pesan-Pesan
Positif
Ketika sedang merespons secara positif
penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan
pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada
umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini
adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam
penulisan pesan-pesan positif:
a. Ide-ide
pokok yang jelas : Kemukakan ide pokok dibagian awal penulisan pesan-pesan
positif
b. Penjelasan
rinci : Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung
ide pokok
c. Penutup
surat : Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang
diharapkan.
Referensi :
http://wijayahery.blogspot.com/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html
http://ginanjarkomunikasibisnis.blogspot.com/2013/11/rangkuman-materi-komunikasi-bisnis
1.html
No comments:
Post a Comment