SAP 2 Hambatan Komunikasi, Etika Berkomunikasi, Proses Mendengarkan di Tempat Kerja Komunikasi Bisnis

KOMUNIKASI BISNIS

SAP 2

1.      Hambatan Komunikasi

Untuk berkomunikasi secara efektif tidaklah cukup hanya dengan memahaminya factor-faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi, tetapi juga disertai dengan pemahaman mengenai hambatan-hambatan. Hambatan komunikasi bisa terjadi di antara individu( antar manusia) maupun di dalam organisasi.

a.       Hambatan Komunikasi Antar manusia

Agar dapat saling memahami, komunikator dan komunikasi harus memiliki pengetian yang sama mengenai kata, gerakan badan, nada suara,dan symbol-simbol lainnya. Hambatan komunikasi antarmanusia bisa berupa :

a)    Perbedaan persepsi dan Bahasa

Persepsi merupakan interpretasi pribadi atas sesuatu hal. Definisi seorang mengenai suatu kata mungkin berbeda dengan orang lain.

b)   Pendengaran yang buruk

Walupun sudah mengetahui cara mendengar yang baik, ternyata menjadi pendengar yang baik tidaklah mudah. Dalam keadaan melamun atau lelah memikirkan masalah lain. Seseorang cenderung kehilangan minat mendengar.

c)    Gangguan emosional

Dalam keadaan kecewa , marah, sedih , atau takut, seorang akan merasa kesulitan saat menyusun pesan atau menerima pesan dengan baik. Secara praktis , tidak mungkin menghindari komunikasi ketika sedang ada dalam keadaan emosi. Kesalahpahaman sering terjadi akibat gangguan emosional.

d)   Perbedaan budaya

Berkomunikasi dengan orang yang berbeda budaya tidak dapat dihindari, terlebih lagi dalam zaman globalisasi ini. Perbedaan budaya merupakan hambatan yang sulit diatasi.

e)    Gangguan fisik

Pengirim atau penerima mungkin terganggu oleh hambatan yang bersifat fisik, seperti akustik yang jelek , tulisan yang tidak dapat dibaca , cahaya yang redup , atau masalah kesehatan. Gangguan fisik bisa menggagu konsentrasi dalam berkomunikasi.

b.      Hambatan Komunikasi dalam Organisasi

Kominikasi dalam organisasi sering terganggu karena materinya lebih rumit, jumlahnya banyak, dan kontroversial. Hambatan komnikasi dalam organisasi:

a)        Kelebihan beban informasi dan pesan yang bersaing

Perkembangan teknologi telah menyebabkan jumlah pesan dalam suatu organisasi meningkat tajam hingga kecepatan yang semakin tinggi. Pesan melalui surat-surat dari pos, email , dan telepon dari berbagai sumber telah membanjiri organisasi dan masing-masing bersaing untuk memperoleh perhatian lebih awal. Hal itu bisa berakibat pada adanya pesan yang tidak penting, atau pemberian respons yang tidak akurat.

b)        Penyaringan yang tidak tepat

Ketika meneruskan suatu pesan kepada orang lain di dalam organisasi, biasanya terjadi penyaringan yang dilakukan dengan memotong atau menyikat pesan. Pesan dalam organisasi dikirim melalui berbagai saringan.

c)        Iklim komunikasi tertutup atau tidak memadai

Pertukan informasi yang bebas dan terbuka merupakan salah satu ciri komunikasi yang efektif. Iklim komunikasi sangat terkait dengan gaya manajemen. Gaya manajemen yang tertutup cenderung menghambat pertukaran informasi. Demikian pula saluran yang terlau banyak bisa mengubah pesan ketika bergerak vertical atau horosontal dalam sebuah organisasi.

Hambatan komunikasi pada dasarnya terdiri atas tujuh macam gangguan dan rintangan (Cangara, 2004:131), yaitu :

a.       Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

a.        Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.

Hambatan semantik dibagi menjadi 3, diantaranya:

1.      Salah pengucapan kata atau istilah karena terlalu cepat berbicara.

contoh: partisipasi menjadi partisisapi.

2.      Adanya perbedaan makna dan pengertian pada kata-kata yang pengucapannya sama.

Contoh: bujang (Sunda: sudah; Sumatera: anak laki-laki).

3.      Adanya pengertian konotatif

Contoh: secara denotative, semua setuju bahwa anjing adalah binatang berbulu, berkaki empat. Sedangkan secara konotatif, banyak orang menganggap anjing sebagai binatang piaraan yang setia, bersahabat dan panjang ingatan.

b.      Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim  dan penerima pesan.

c.       Hambatan fisik.

Hambatan fisik menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan fisik atau badan seseorang, misalnya tuna rungu atau orang yang tidak bisa mendengar. Di sisi lain, hambatan fisik seperti saya harus berbicara keras dengan nenek saya karena  fungsi pendengarannya yang sudah berkurang. Pesan saya kepada nenek pun terkadang tidak sesuai.Untuk mengatasi hambatan komunikasi terhadap nenek saya ini atau orang yang memiliki fungsi pendengaran yang kurang maka saya akan berbicara dengan ekspresi muka yang jelas dan suara lantang sehingga bisa “terbaca”. Atau, informasi dituliskan sehingga nenek langsung paham maksudnya. Hambatan komunikasi juga bisa saja terjadi apabila salah satu pihak memerlukan bahasa isyarat seperti pada orang tuna wicara.

d.      Rintangan status

Merupakan rintangan yang terjadi karena perbedaan status social dan senioritas. Misalnya , antara raja dengan rakyat, anatara atasan dan bawahan , atau antara dosen dengan mahasiswa.

e.       Rintangan kerangka piker

Merupakan rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan pola pikir. Perbedaan pola pikir bisa disebabkan karena pengalaman dan latar belakang pendidikan yang berbeda.

f.       Hambatan  budaya

Hambatan budaya dapat terlihat seperti yang pernah saya jumpai seorang perempuan saat saya transit di Bandara Dubai. Ia membutuhkan informasi tapi saya tidak bisa membalasnya (saat itu saya berbicara bahasa inggris) karena saya tidak mendengar dengan jelas. Saya tidak bisa melihat ekspresi mukanya saat berbicara karena dalam budayanya Ia harus mengenakan penutup mulut. Ia adalah perempuan dari negara belahan Timur Tengah yang memang harus mengenakan busana demikian. Atau misalnya, di Thailand untuk mengucapkan kalimat “terimakasih” akan berbeda bila disampaikan perempuan menjadi “Kopunka” sedangkan apabila laki-laki menjadi “Kopunkap”. Untuk budaya tertentu misalnya perempuan dalam berkomunikasi mendapat porsi nomor dua setelah ayah, suami dan kakak laki-laki.

2.      Cara Mengatasi Hambatan dan Memperbaiki Komunikasi

Berbagai hambatan komunikasi yang terjadi ini, bisa pula diatasi dan diperbaiki. Untuk bisa mengatasi serta memperbaiki komunikasi yang ada sehingga tercipta komunikasi yang lebih efektif, maka ada beberapa cara yang bisa dilakukan.

Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi agar menjadi efektif (Bovee dan Thill, 2003:22 ) adalah:

a.       Memelihara iklim komunikasi terbuka

Iklim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik.

b.      Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi

Etika merupakan prinsip-prinsip yang mengatur seseorang untuk bersikap atau membawa diri. Orang yang tidak etis biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar, serta menghalalkan segala cara untuk mencapai tujuan. Komunikasi etis termasuk semua informasi yang relevan, benar dalam segala segi , dan tidak memperdayakan orang lain dengan cara apa pun.

c.       Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya

Majunya perkembangan teknologi dan informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi antarbudaya baik dalam lingkup regional, nasional, maupun internasional.

d.      Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima

Menggunakan pendekatan yang berpusat pada penerima berarti tetap mengingat penerima ketika sedang berkomunikasi.

e.       Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi informasi.

Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun , merevisi dan mendistribusikan pesan. Penggunaan teknologi yang bertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong terciptanya komunikasi yang efektif.

f.       Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan cara :

a.    Memahami penerima pesan

b.    Menyesuaikan pesan dengan penerima

c.    Mengurangi jumlah pesan

d.    Memilih saluran atau media yang tepat

e.     Meningkatkan keterampilan berkomunikasi

3.      Etika dalam Berkomunikasi

Dalam pergaulan dan kehidupan bermasyarakat, antara etika dan komunikasi merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Dimanapun orang berkomunikasi, selalu memerlukan pertimbangan etis, agar lawan bicara dapat menerima dengan baik. Berkomunikasi tidak slamanya mudah apalagi, kalau tidak mengetahui jati diri (latar belakang sosial budaya) mereka yang kita hadapi, tentu kita akan menebak-nebak dan merancang persiapan komunikasi yang sesuai dengan lawan bicara kita. Setiap kegiatan pasti ada etikanya apalagi dalam berkomunikasi, diantaranya yaitu:

1. Membuka pintu komunikasi

Hubungan antar manusia didalam masyarakat dibina atas dasar hal-hal kecil yang mengakrabkan persahabatan, yang terbit dari kata hati yang tulus dan ikhlas. Janganlah menjadi orang angkuh yang suka jual mahal, selagi ada kesempatan segera mendahului untuk membuka pintu komunikasi. Bagaimana caranya?

a. Lambaian tangan

b. Senyum yang tulus dan simpatik

c. Ucapkan kata sapaan

d. Cobalah mengajak berjabat tangan

e. Tanyakan keadaannya

f. Mintalah maaf dan permisi

g. Ucapkan kesan anda

h. Ucapkan terimakasih

2. Etika komunikasi tatap muka

Beberapa hal yang perlu di perhatikan ketika kita berkomunikasi secara tatap muka:

a. Waktu berbicara hendaklah kita tenang, sekali-kali boleh saja menegaskan pembicaraan dengan gerak tangan secara halus dan sopan. Gerak tangan hendaklah tidak terlalu banyak, dan jangan menggunakan telunjuk untuk menunjuk laan bicara

b. Jangan kita bicarakan ssuatu yang ingi di lupakan orang lain

c. Janganlah mempergunjingkan orang lain

d. Jangan memborong seluruh pembicaraan

e. Hendaklah kita berdiam dan memperhatikan ketika orang tua sedang berbicara

f. Suara hendaklah di sesuikan, jangan terlalu keras

g. Kalau hendak batuk, bersin, atau menguap, hendaklah mulut di tutup dengan tangan

h. Kalau pembicaraan selesai hendaklah mengucapkan terimakasih

3. Etika berkomunikasi dengan media telepon

Menelepon pada hakikatnya sama dengan bertamu ke rumah orang lain, dan menerima telepon sama dengan menerima tamu. Beberapa prinsip yang perlu di perhatikan saat berkomunikasi dengan media telepon:

a. Apabila hendak menelepon hendaklah mempertimbangkan waktu yang tepat

b. Bicaralah dengan tenang jelas dan langsung kesasaran

c. Ketika sedang berbicara berilah perhatian penuh pada lawan bicara

d. Janganlah berbicara dengan orang lain yang brada di dekat kita

e. Siapkanlah kertas dan pensil untuk mencatat seperlunya

f. Pada akhir pembicaraan hendaklah mengucapkan terimakasih

g. Setelah mengakhiri pembicaraan janganlah membanting gagang telepon

4. Etika di Tempat Umum

a. Jika di tempat umum anda bertemu orang pentiang tapi tidak terlalu kenal, cukup ucapkan salam tanpa harus selalu berjabat tangan

b. Jika naik tangga, pria berjalan dalam jarak dekat di belakang wanita

c. Jika turun tangga pria berjalan terlebih dahulu dan berada diposisi lebih bawah dari wanita

d. Jika naik lift, hindari gaya saling serobot. Mereka yang keluar supaya didahulukan

e. Di counter bank, check in di bandara, kantor pelayanan umum, dan lain-lain, sebaiknya mengikuti antrean

f. Kaca mata gelap tidak dipakai ketika memasuki ruangan tertutup

4.      Proses Mendengarkan di Tempat Kerja

Keterampilan mendengarkan sangat penting bagi kesuksesan karier, efektifitasorganisasi, dan kepuasan karyawan (pekerja).

Mendengarkan terutama penting dalam dunia kerja karena kita menghabiskan begitu banyak waktu untuk melakukannya. Kebanyakan karyawan menghabiskan 30 sampai 45 persen waktu komunikasi mereka untuk mendengarkan, sedangkan eksekutif menghabiskan 60 sampai 70 pesen waktu komunikasi mereka untuk mendengarkan.

Proses mendengarkan meiputi empat elemen, yaitu persepsi, interpretasi, evaluasi, dan tindakan(aksi).

a.        Persepsi.

Proses mendengarkan dimulai ketika anda mendengar suara dan berkonsentrsi padanya. Anda akan tersetem ketika anda (1) merasa bahwa pesan tersebut penting, (2) tertarik pada topiknya, atau (3) sedang dalam suasana ingin mendengarkan. Persepsi berkurang karena pendengaran yang sempurna, lingkngan yang bising, tidak memperhatikan, dan berpura-pura mendengarkan (pseudolistening). Pseudolistening terjadi ketika pendengar “berpura-pura” mendengarkan. Mereka kelihatannya mendengarkan, tetapi pikirannya mengembara kemana-kemana.

b.      Interpretasi.

Setelah Anda memusatkan perhatian pada sebuah suara atau pesan, Anda mulai meninterpretasi, atau menguraikannya.

c.       Evaluasi.

Evaluasi meliputi memisahkan fakta dari opini dan menilai pesan secara objektif. Untuk mengevaluasi sebuah pesan secara akurat dan objektif, Anda harus (1) mempertimbangkan semua informasi, (2) sadar akan prasangka anda sendiri, dan (3) menghindari melompat pada kesimpulan yang tergesa-gesa.

d.      Tindakan.

Tindakan meliputi mengingat pesan, memberi reaksi, atau menyediakan umpan balek. Meningkatkan Ingatan. Para spesialis pelatih ingatan mengatakan bahwa mengingat efektif melibatkan tiga factor :

(1) memutuskan untuk mengingat,

(2) menyusun infomasi yang masuk untuk membentuk hubungan-hubungan, dan

(3) meninjau. Untuk lebih jauh meningkatkan ingatan, buatlah catatan dan tuliskan kembali segera setelah mendengarkan.

Daftar Pustaka :

Aw Suranto, 2010. Komunikasi Sosial Budaya. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Dewi Sutrisna, 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.  

West Richard, Turner Lynn H. 2012. Pngantar Teori Komunikasi Analisis Dan Aplikasi. Jakarta: Salemba Humanika.