SAP 6 Penyusunan Pesan Bisnis Negatif (Bad News) dan Persuasif

KOMUNIKASI BISNIS

SAP 6

1.            Proses Penyusunan Pesan  Bisnis Negatif (Bad News) dan Persuasif

Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu : (1) penyampaian bad-news, (2) penerimaan pesan tersebut, (3) menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens. Di samping itu, perlu juga dijaga citra organisasi / perusahaan sebaik mungkin. Tiga langkah proses menulis untuk hal pesan yang negative:

a)         Langkah 1 : Merencanakan Pesan Anda.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum perencanaan dapat dilakukan menganalisa situasi, mendapatkan apa yang para audiens inginkan, memilih media yang tepat untuk pesan dan para audiens, mengorganisasi informasi secara efektif.

b)         Langkah 2 : Menulis Pesan Anda.

Menulis pesan dimulai dengan mengadaptasi pendekatan anda bagi audiens anda. Lebih sensinstiv pada audiens anda dengan cara mempertahankan suatu sikap anda, bersikap sopan, menekankan yang positif, dan menggunakan bahasa yang bebas bias.

Biasakan mengadopsi untuk melakukan pendekatan langsung pada pesan negativ dan positive. Terbuka dengan pernyataan yang jelas tentang gagasan utama, mencakup semua rincian yang diperlukan dalam tubuh, dan kemudian tutup dengan ramah.

c)         Langkah 3 : Melengkapi Pesan Anda.

Tidak peduli seberapa singkat atau langsung pesan yang disampaikan, dampaknya maksimal dengan memberikan diri anda banyak waktu untuk : Merevisi pesan, menghasilkan pesan, mengoreksi pesan, mendistribusikan pesan.

Pesan negatif terdiri dari :

a. Surat penolakan;

b. Pengumuman atas perubahan sistem atau kebijakan yang tidak menguntungkan sang pembaca;

c. Pernyataan atas ketidakdisiplinan, kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan seseorang;

d. Pernyataan untuk menarik kembali suatu produk

·                      Persuasif

Menurut Burgon dan Huffner, komunikasi persuasif adalah proses komunikasi yang bertujuan mempengaruhi pemikiran dan pendapat orang lain agar menyesuaikan pendapat dan keinginan komunikator. Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan dengan cara membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.

Perencanaan Pesan-pesan Persuasif

Mark Burnett dalam Bovee & Thill (2007: 384)  Bisnis  yang berhasil bersandar pada pesan-pesan persuasif dalam komunikasi internal maupun eksternal.

Pesan-pesan persuasi dimulai dengan melakukan analisis audiens, mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memilih pendekatan direct  atau indirect. Pesan-pesan persuasi juga bertujuan untuk memotivasi audiens untuk melakukan sesuatu maka dari itu komunikator harus mengetahui kredibilitas, menyusun kerangka argumentasi, memilih daya penarik dan memperkuat posisi ketika mengembangkan pesan-pesan yang disampaikan.

Berikut adalah proses perencanaan pesan persuasif:

·         Analisis Audiens

·         Pertimbangan Perbedaan Budaya

·         Memilih Pendekatan Organisasional

·         Mengembangkan Pesan-pesan Persuasif

·         Menetapkan Kredibilitas

·         Kerangka Argumentasi

·         Memilih Daya Pemikat.

2.                 Pengorganisasian Pesan Negatif ( Bad News) dan Persuasif

Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.

         Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang tak menyenangkan ini :

1.  Menciptakan Audience – Centerred Tone

Menyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan yang khusus, yaitu :

a. Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu keputusan yang tegas

b. Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil.

c. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.

2.  Memilih Pendekatan Organisasional

Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan perencanaan langsung (direct plan).

a.    Pendekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens.

b.     Perencanaan Langsung

Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.

Persuasive

Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.

Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan persuasif antara lain :

·                Analisis Audiens

Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menhubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens.

·                Mempertimbangkan Perbedaan Budaya

Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka akan memberikan penghormatan.

·                Memilih Pendekatan Organisasional

Agar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang  dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens, apakah    menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.

Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu :

1.  Menetapkan kredibilitas

Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh sejaumana tingkat kepercayaan dan reabilitas dirinya. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat dipercaya oleh orang lain. Cara yang digunakan untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah dengan fakta, berupa dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset yang menjadi bukti objektif yang mendukung kredibilitas seseorang.

2.  Membuat kerangka argumentasi audiens

Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action).

3.  Memilih Daya Pemikat

Umumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens.

Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila tergantung pada tindkan yang diharapkan, harapan para audiens, tingkat resistensi yang diatasi, kemampuan menjual ide atau gagasan tersebut.

3.            Latihan Penyusunan Pesan Negatif (bad news) dan Persuasif

Pesan negatif terdiri dari :

 a.        Surat penolakan

b.         Pengumuman atas perubahan sistem atau kebijakan yang tidak menguntungkan sang   pembaca

c.         Pernyataan atas ketidakdisiplinan, kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan seseorang

d.         Pernyataan untuk menarik kembali suatu produk.

Alasan seseorang ataupun organisasi dalam membuat pesan negatif dengan baik adalah :

a.         Untuk memberitahu pembaca tentang suatu hal yang buruk atau tidak menguntungkan b. Membuat pembaca mengerti dan menerima suatu berita yang bersifat negatif

c.         Untuk mempertahankan imej baik seseorang atau organisasi setelah menyampaikan suatu pesan yang bersifat negatif

d.         Untuk menjaga atau meningkatkan image baik sang penulis pesan

e.         Untuk menjaga atau meningkatkan image baik perusahaan

f.         Untuk mengurangi atau menghilangkan terjadinya pembahasan kembali atas masalah yang disampaikan saat ini dikemudian hari.

Menulis pesan negatif dengan baik dan benar :

a.       Jangan menulis judul atau maksud (subject line) menggunakan kalimat yang bersifat negative è karena akan mengakibatkan sang pembaca malas untuk membaca pesan tersebut.

b.       Bila memberikan pesan negatif kepada atasan, subject line yang digunakan adalah kalimat berfokus pada penyelesaian masalah yang terjadi saat itu è isi pesan sebaiknya diuraikan dari masalah yang terjadi à detail masalah tersebut à alternatif penyelesaian masalah tersebut à permintaan kepada atasan untuk memberikan solusi ataupun tindakan terhadap masalah tersebut c. Pesan negatif yang ditujukan kepada konsumen atau pihak luar perusahaan sebaiknya mampu memberikan atau setidaknya mempertahankan imej baik perusahaan è isi pesan diurutkan dari alasan terjadinya hal negatif à hal negatif yang terjadi à berikan jalan keluar atau janji bila memungkinkan à mengakhiri pesan dengan goodwill.

Persuasive

Persuasi: Upaya untuk mempengaruhi perilaku, tindakan atau nilai yang dipercaya orang lain

Langkah I. Merencanakan Pesan Persuasif

Untuk menulis pesan yang persuasif, perlu usaha lebih untuk merencanakannya.

Pesan persuasif biasanya untuk: Menjual gagasan, meminta bantuan, mengumpulkan dukungan dan meminta pendanaan suatu proyek.

Langkah II. Menulis Pesan Persuasif

Gunakan pendekatan tidak langsung ketika audiens akan bereaksi tidak menyenangkan dengan pesan anda, tetapi gunakan pendekatan langsung jika pembaca lebih senang dengan sikap ‘to the point’, atau karena pesannya kompleks dan panjang.

Pemilihan pendekatan dipengaruhi oleh posisi/jabatan/wewenang anda di perusahaan dalam kaitan dengan audiens---Misal: Jika menulis pada top manajer, anda memilih pendekatan tak langsung. Tetapi menulis dengan pendekatan langsung dengan anak buah anda (pilih dengan bijaksana)

Langkah III. Melengkapi Pesan Persuasif

Evaluasi isi, obyektifitas, kredibilitas, kejelasan, keringkasan apakah sudah tepat dengan tujuan atau diorganisasikan dengan kebutuhan audiens.

Desain elemen harus lengkap, pilih moda pengiriman yang cocok dan buat cetak cobanya.

Daftar Pustaka :

Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1 & 2. Edisi        Kedelapan.Indeks:Jakarta.

Guffey, M.E., Rhodes & K., Rogin, P. (2006). Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat.

http://initugasku.wordpress.com/2010/03/03/pentingnya-pengorganisasian-yang-baik/

http://liaedu.files.wordpress.com/2008/08/kombis_smh.doc

SAP 5 Proses Penyusunan Pesan, Mengorganisasikan Pesan Bisnis

KOMUNIKASI BISNIS

SAP 5

1.       Proses Penyusunan Pesan

Proses penyusunan pesan bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan bisnis terbaik. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas 3 tahap yaitu

1.      Perencanaan pesan

Dalam tahap ini ditentukan hal-hal dasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan.tahap perencanaan tersebut meliputi

a.       Penentuan tujuan

b.      Analisis audience

c.       Penentuan ide pokok

d.      Pemilihan saluran dan media

2.      Penyusunan pesan

Setelah tahap perencanaan selanjutnya gagasan dituangkan kedalam pesan tertulis. Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat, paragraph, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung gagasan

Tahap itu meliputi 2 kegiatan yaitu

a.       Mengorganisasikan pesan

b.      Memformulasi pesan

3.      Merevisi pesan

Pesan yang telah disusun dikaji ulang utnuk memastikan apakah gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format penulisan , tanda baca, dan tata bahasa. Kegiatan dalam tahap revisi pesan meliputi

a.       Menyunting pesan

b.      Menulis ulang

c.       Memprodksi pesan

d.      Mencetak pesan

Perkiraan pembagian waktu yang dialokasikan pda masing-masing tahap yaitu merencanakan pesan 40%, menyusun draft dasar 20%, dan merevisi 40% dari waktu total.

2.       Mengorganisasikan Pesan Bisnis

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi, pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima.

Hal-hal berikut yang menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis:

1.       Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele). Bagian awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide pokoknya. Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas

2.       Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis. Hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis, membuang waktu, dan mengabaikan pesan pokok.

3.       Informasi penting terlupakan. Sering kali informasi penting terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian ide pendukung atau pelengkap.

4.       Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis

Butir - butir pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak disajikan secara kronologis bisa membingungkan penerima. Butir pesan seolah terlepas dan sulit dikaitkkan satu sama lain.

            Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima,bukan semata-mata menghasilkan pesan bisnis. Oleh karena itu, mengorganisasikan suatu pesan dengan baik akan mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan. Pesan yang diorganisasikan dengan baik memiliki beberapa manfaat antara lain :

1.      Membantu audiens memahami pesan

2.      Membantu audiens menerima pesan

3.      Menghemat waktu audiens

4.      Menyederhanakan tugas komunikasi

 Pengorganisasian yang baik

1.      Menetapkan ide atau gagasan pokok

Semua pesn bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan spesifik. Setiap pesan bisnis memiliki ide atau gagasan pokok. Hal ini merupakan inti dari pesan. Ada tiga teknik dalam menentukan pesan yaitu brainstorming, minta petunjuk atasan, dan mengulang kebiasaan

2.      Mengelompokkan ide atau gagagsan

Ide pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan

3.      Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan

Perlu diputuskan pendekatan pola yang digunakan untuk menentukan urutan penyajian ide atau gagasan. Terdaoat 2 pola pendekatan yaitu

a.       Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)

Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditepatkan dibagian awal baru diikuti dengan ide pendukung, maupun argumentasi. Pendekatan ini digunaka apabila penerima pesan diperkirakan netral  atau merasa senang menerima pesan tersebut

b.      Pendekatan induktif atau tidak langsung (indirect approach)

Ide pendukung, maupun argumentasi berada dibagian awal diikuti dengan ide pokok. Cara ini digunakan ketika diprediksi penerima pesan akan menimbulkan reaksi negative.

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu :

1.   Direct request (permintaan langsung), adalah pesan yang penyampaiannya langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Misalnya, membuat surat penawaran kepada audiens yang tertarik dan memiliki hasrat tinggi terhadap suatu produk. Permintaan langsung sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.

2.   Pesan rutin, good news atau good will, adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan rutin pada umumnya bersikap netral. Good news atau good will adalah berita baik yang menimbulkan reaksi positif dari penerima. Misalnya, informasi penurunan harga, undangan, ucapan selamat, dan lain – lain. Pesan – pesan seperti itu sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung karena reaksi audiens netral atau positif.

3.   Bad news, adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan. Misalnya penolakan lamaran kerja, penolakan kredit, penurunan pangkat dan rasionalisasi pekerjaan. Pesan seperti ituu baiknya menggunakan pendekatan tidak langsung. Inti pesan dibuat dengan bahasa yang halus dan tidak ditempatkan dibagian awal.

4.   Pesan persuasive, pesan ini bertujuan untuk membujuk dan penerima tidak tertarik pada pesan tersebut. Ada kemungkinan penerima akan bereaksi negative. Oleh karena itu sebaiknya pesan disusun dengan pendekatan tak langsung.

Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?

1. Membantu audience memahami suatu pesan

2. Membantu audience menerima suatu pesan

Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audience.

Mempermudah pekerjaan komunikator : pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu.

3.       Latihan Menyusun Pesan Bisnis Rutin dan Positif

Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak  memerlukan suatu hal yang khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya  minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive approach) untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis.

Keunggulan:

·                Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.

·                Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.

·                Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat  memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:

·                Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

·                Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

- Strategi Permintaan Pesan-Pesan rutin

Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau lazim dalam kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang perlu mendapat perhatian.

- Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif

Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif:

a.         Ide-ide pokok yang jelas : Kemukakan ide pokok dibagian awal penulisan pesan-pesan positif 

b.       Penjelasan rinci : Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok

c.         Penutup surat : Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan.

Referensi :

http://wijayahery.blogspot.com/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html

http://ginanjarkomunikasibisnis.blogspot.com/2013/11/rangkuman-materi-komunikasi-bisnis 1.html

SAP 4 Pentingnya Komunikasi Bisnis Lintas Budaya

KOMUNIKASI BISNIS

SAP 4

1.                  Pentingnya Komunikasi Bisnis Lintas Budaya

Pengertian komunikasi sendiri adalah suatu proses penyampaian pesan dari suatu pihak kepada pihak lain agar tejadi saling mempengaruhi di antara keduanya. Sedangkan, komunikasi lintas budaya adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis baik komunikasi verbal maupun non verbal dengan memperhatikan faktor-faktor budaya disuatu daerah, wilayah atau negara. Dalam dunia bisnis, komunikasi lintas budaya menjadi elemen yang sangat penting. Apabila para pelaku bisnis akan melakukan ekspansi bisnisnya ke daerah lain atau ke negara lain, pemahaman budaya di suatu daerah atau negara tersebut menjadi sangat penting artinya, termasuk bagaimana memahami produk-produk musiman di suatu negara. Hal ini dimaksudkan agar jangan sampai terjadi kesalahan fatal yang dapat mengakibatkan kegagalan bisnis. Misalnya saja menimbulkan komunikasi yang tidak lancar, timbul rasa tidak nyaman, timbul kesalahpahaman. Oleh sebab itu mempelajari Komunikasi Lintas Budaya menjadi sangat penting. Tujuannya diantaranya adalah (Litvin 1977) :

a. Menyadari budaya sendiri

b. Lebih peka secara budaya

c. Merangsang pemahaman yang lebih besar atas budaya sendiri

d. Memperluas dan memperdalam pengalaman seseorang, dll.

Budaya sendiri juga memilki komponen-komponennya. Komponen tersebut antara lain Budaya material, Organisasi sosial, Sistem kepercayaan atau keyakinan, Estetika, dan Bahasa. Komunikasi antar budaya yang efektif terjadi apabila muncul mutual understanding atau komunikasi yang saling memahami. Saling memahami artinya keadaan di mana seseorang dapat memperkirakan bagaimana orang lain memberi makna atas pesan yang dikirim dan menyandi balik pesan yang diterima. Berbagai cara  untuk mengatasi hambatan dalam komunikasi lintas budaya dalam bisnis antara lain memelihara iklim komunikasi terbuka, memegang teguh etika berkomunikasi, menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima, memelih saluran atau media yang tepat serta meningkatkan keterampilan berkomunikasi. Dengan melihat perkembangan atau tren yang ada saat ini, komunikasi bisnis lintas budaya sangat penting artinya bagi terjalinnya harmonisasi bisnis di antara mereka. Bagaimanapun diperlukan suatu pemahaman bersama antara dua orang atau lebih dalam melakukan komunikasi lintas budaya, baik melalui tulisan maupun lisan. Semakin banyaknya pola kerja sama maupun kesepakatan ekonomi di berbagai kawasan dunia saat ini akan menjadikan komunikasi bisnis lintas budaya semakin penting. Pendek kata, dengan semakin terbukanya peluang perusahaan multinasional masuk ke wilayah suatu negara dan didorong dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi komunikasi dan informasi, maka pada saat itulah kebutuhan akan komunikasi bisnis lintas budaya menjadi semakin penting artinya.

2.         Memahami Budaya dan Perbedaan Budaya, Hambatan Bahasa

Budaya adalah simbol, keyakinan, sikap, nilai, harapan, dan norma tingkah laku yang dimiliki bersama (Boove dan Thill 2003,68). Budaya juga diartikan sebagai konvensi-konvensi kebiasaan, sikap, dan perilaku sekelompok orang (Heart, 2004:125). Semua anggota suatu budaya memiliki asumsi serupa mengenai bagaimana seharusnya berpikir, bertingkah laku, dan berkomunikasi. Mereka cenderung bertindak dengan cara yang serupa sesuai dengan asumsi yang dianut.

1.      Beberapa budaya terdiri atas beberapa kelompok budaya yang beragan dan berbeda. Kelompok budaya utama terdiri atas beberapa kelompok budaya yang cenderung homogen. Kelompok budaya yang cenderung homogen dalam yang ada dalam suatu budaya disebut subbudaya. Misalnya, budaya Indonesia terdiri atas berbagai subbudaya etnik Jawa, Sunda, Bali, Betawi, Batak, Dayak, Sasak, dan lain sebagainya. Selain itu, terdapat kelompok-kelompok masyarakat yang tidak memenuhi kriteria sebagai subbudaya, tetapi memiliki ciri-ciri yang mencolok. Kelompok itu sering disebut subkelompok yang menyimpang. Misalnya, kaum homoseks, waria, pecandu obat bius, dan penganut sekte agama yang dilarang.

2.                  Komunikasi lintas budaya terjadi dalam berbagai aspek situasi, yang berkisar dari interaksi antara orang-orang yang budayanya berbeda secara ekstrim hingga dalam interaksi antara orang-orang yang budayanya sama, tetapi subbudayanya atau subkelompok budayanya berbeda. Besarnya perbedaan antara budaya yang satu dengan budaya yang lain tergantung pada tingkat keunikan masing-masing. Komunikasi lintas budaya yang efektif bergantung pada pemahaman terhadap perbedaan budaya. Selain mempermudah hubungan bisnis, pemahaman terhadap perbedaan budaya sekaligus juga meningkatkan reputasi perusahaan.

·           Mengenali Perbedaan Budaya

Perbedaan budaya muncul dalam nilai-nilai sosial, gagasan mengenai status, kebiasaan membuat keputusan, sikap terhadap waktu, penggunaan ruang, konteks budaya, bahasa tubuh, sopan santun, dan tingkah laku etis (Boove dan Thill, 2003:69).

a.     Nilai-nilai sosial

Pada umumnya, penduduk Amerika Serikat menjunjung tinggi kerja keras dan menyelesaikan tugas-tugas secara efisien. Penggunaan dua pekerja dengan metode kerja modern dianggap lebih baik daripada dengan menggunakan empat pekerja, tetapi dengan metode kerja tradisional. Sementara itu, di negara-negara yang angka penganggurannya tinggi, seperti India dan Pakistan, menciptakan pekerjaan lebih penting dibandingkan dengan bekerja secara efisien. Oleh karena itu, para eksekutif di negara tersebut lebih suka memperkerjakan empat orang dibandingkan dengan dua orang. Nilai-nilai sosial dapat memengaruhi tindakan seseorang.

b.    Peran dan Status

Di banyak negara, wanita belum memainkan peran yang memainkan peran dalam bisnis. Apabila ada eksekutif wanita yang berkunjung ke negara tersebut, bisa jadi itu disepelekan atau dianggap tidak seriius. Negara juga menentukan cara seseorang dalam menunjukkan rasa hormat kepada atasan.

c.     Adat Pembuatan Keputusan

Di Amerika Serikat dan Kanada, pelaku bisnis berusaha mencapai keputusan secepat

dan seefisien mungkin. Manajer puncak cukup memikirkan hal pokok saja, sedangkan rincian diserahkan kepada bawahan. Tidak demikian halnya di Yunani, mengabaikan rincian dianggap sikap menghindar dan tidak dapat dipercaya. Di Pakistan, pengambilan keputusan cukup dilakukan eksekutif tinggi. Di Cina dan Jepang, pengambilan keputusan dilakukan secara konsensus melalui proses yang rumit dan waktu yang panjang. Persetujuan harus lengkap dan tidak ada aturan mayoritas.

d.         Konsep Mengenai Waktu

Perbedaan konsep mengenai waktu dapat menimbulkan salah pengertian. Bagi  eksekutif Amerika Serikat dan Jerman, waktu menjadi penentu rencana agar bisa efisien dan fokus pada satu kegiatan pada periode tertentu. Pengaturan berbagai aktivitas dibatasi oleh waktu. Bagi ekskekutif di Asia, membangun fondasi hubungan bisnis jauh lebih penting daripada menepati batas waktu atau jadwal yang ketat. Waktu yang diperlukan untuk saling mengenal dan menjajagi latar belakang relasi bisnis cukup fleksibel.

e.         Konsep Ruang Pribadi

Ruang memiliki arti yang berbeda dalam budaya yang berbeda. Orang Kanada dan Amerika Serikat biasanya berdiri terpisah sekitar 5 kaki ketika berbicara mengenai bisnis. Jarak tersebut terlalu dekat bagi orang Jerman dan Jepang. Akan tetapi bagi orang Arab dan Amerika Latin, jarak tersebut tidak nyaman karena terlalu jauh.

f.          Konteks Budaya

Konteks budaya merupakan petunjuk fisik dan pemahaman implisit yang menyertai makna diantara mereka yang berkomunikasi.

g.         Bahasa Tubuh

Bahasa tubuh bisa dipergunakan untuk membantu menjelaskan pesan yang membingungkan. Namun, bahasa tubuh juga bisa menjadi penyebab adanya salah pengertian antarbudaya. Menguasai bahasa suatu budaya tidak berarti juga menguasai bahasa tubuhnya. Orang-orang dari budaya berbeda kadang-kadang salah membaca tanda yang dikirimkan oleh bahasa tubuh.

h.         Tingkah Laku

Sesuatu yang dianggap sopan oleh suatu budaya mungkin dianggap kasar oleh budaya lain. Aturan mengenai tingkah laku sopan bervariasi antara suatu negara dengan negara yang lain. Contoh Menaikkan kaki ke atas meja dan memberikan sesuatu dengan tangan kiri dianggap biasa oleh orang Amerika Serikat, tetapi dianggap suatu penghinaan oleh orang Mesir.

i.          Tingkah Laku Legal dan Etis

Di beberapa negara, perusahaan sering memberi bayaran ekstra kepada pejabat pemerintah untuk mendapat kontrak pemerintah. Hal itu sudah menjadi kebiasaan yang rutin dan tidak dianggap ilegal.

j.          Budaya Perusahaan

Budaya perusahaan adalah cara perusahaan melakukan sesuatu. Budaya membentuk perasaan orang mengenai perusahaan dan pekerjaan yang dilakukan, cara menginterpretasikan dan mengartikan tindakan yang dilakukan orang lain, harapan yang menyangkut perubahan dalam bisnis, dan bagaimana cara pandang terhadap perubahan tersebut.

·           Menghadapi Hambatan Bahasa

Bahasa tidak diterjemahkan dari satu bahasa ke bahasa lain atas dasar kata-kata. Bahasa bersifat idiomatik, yang artinya disusun dengan ungkapan dan pengelompokkan kata yang dapat bertentangan dengan pola umum dari kerangka bahasa itu dan dapat memiliki arti yang jauh berbeda dari komponen individual apabila diterjemahkan secara harfiah ( Boove dan Thill 2003:76). Misalnya, slogan pepsi yang berbunyi “come alive with Pepsi”  (hidup ceria dengan pepsi) diterjemahkan oleh orang Jerman dengan “come out of the grave” (keluar dari kuburan) dan oleh orang Thailand sebagai “bring your ancestor back from the dead”  (membangkitkan kembali nenek moyang). Jika seseorang dari Inggris berbicara dengan rekan bisnisnya dari Indonesia dengan Bahasa Inggris, mungkin akan terjadi kesulitan karena perbedaan pengucapan dan aksen. Sekelompok karyawan Toyota Jepang yang dipindahkan ke AS mengikuti kelas khusus untuk belajar mengatakan “jet yet?” yang berarti “did you eat yet?”  dan “cannahepya”  yang berarti ”can i help you?”.  Perbedaan dalam lafal, perubahan vokal, dan kosakata dapat menimbulkan masalah dalam komunikasi lintas budaya.

Apabila berhubungan dengan orang yang sama sekali tidak mengerti bahasa kita, ada tiga pilihan yang dapat dilakukan, yaitu mempelajari bahasa orang itu, menggunakan perantara atau penerjemah, atau mengajarkan mereka bahasa kita. Jika memiliki hubungan bisnis jangka panjang dengan orang dari budaya lain, mempelajari bahasa dan budaya mereka akan lebih bermanfaat.

3.         Mengembangkan Keterampilan Komunikasi Antar Budaya

·                     Negosiasi Lintas Budaya

Negosiasi dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda merupakan suatu bentuk ujian seberapa baik keterampilan komunikasi anda. Moran, Stahl & Boyer International, sebuah perusahaan bergerak di bidang pelatihan lintas budaya (cross-cultural training), membedakan budaya dalam dua kelompok yaitu budaya permukaan (surface culture) seperti makanan, liburan, gaya hidup, dan budaya tinggi ( deep culture ), yang terdiri atas sikap dan nilai-nilai yang menjadi dasar budaya tersebut. Orang yang berasal dari budaya yang berbeda sering kali mempunyai pendekatan negosiasi yang juga berbeda. Tingkat toleransi untuk ketidaksetujuan pun bervariasi.

Mempelajari apa yang dapat dilakukan oleh seorang tentang budaya tertentu sebenarnya merupakan cara yang baik untuk menemukan bagaiman mengirim dan menerima pesan-pesan lintas budaya secara efektif. Mempelajari ketrampilan komunikasi lintas budaya pada umumnya akan membantu seseorang beradaptasidalam setiap budaya, khususnya jika seseorang berhubungan dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda. Mempelajari keterampilan komunikasi lintas budaya pada umumnya akan membantu seseorang beradaptasi dalam setiap budaya, khususnya jika seseorang berhubungan dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda.

Berikut ini adalah beberapa petunjuk atau tips yang diperlukan seseorang ketika berhubungan dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda.

a. Asumsikan berbeda hingga suatu persamaan telah terbukti. Jangan berasumsi bahwa orang lain memiliki pandangan sama sampai benar-benar menjadi kenyataan.

b. Berani mengambil tanggung jawab saat berkomunikasi. Jangan berasumsi bahwa ini adalah pekerjaan orang lain untuk berkomunikasi dengan orang lain.

c.  Tidak memberi pendapat. Belajar mendengar suatu cerita yang utuh dan terimalah perbedaan dengan tanpa memberikan pendapat atau penilaian tentang mereka.

d. Tunjukkan suatu penghargaan. Belajar bagaimana suatu penghargaan itu dikomunikasikan melalui suatu gerak isyarat, kontak mata, dan sejenisnya dalam berbagai budaya yang berbeda.

e. Empati. Sebelum menyampaikan suatu pesan, cobalah untuk membayangkan perasaan orang lain bagaimana dan mengapa berkomunikasi.

Daftar Pustaka

Dewi, Sutrisna, 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.  

http://kombisdanbudaya.blogspot.com

https://pakarkomunikasi.com